La conservazione digitale a norma AgID
19 Aprile 2023Viviamo in un’epoca in cui il numero di informazioni cresce a dismisura e necessita di una gestione che favorisca l’organizzazione, la condivisione e la protezione del dato.
Ecco che l’informatica accorre in aiuto della gestione documentale per risultati efficienti e ottimizzati. Parlando di conservazione digitale, il riferimento principale lo forniscono le linee guida AgID sulla formazione gestione e conservazione del documento informatico, redatto dall’ Agenzia per l’Italia Digitale.
Scopriamo insieme i vantaggi della conservazione digitale a norma, le sue linee guida di riferimento e come Credemtel può venire in aiuto e supportare il tuo business!
Conservazione e archiviazione: facciamo chiarezza
La corretta gestione documentale è strategica per le organizzazioni, ma tale compito può diventare complesso a causa della presenza di termini, che spesso vengono erroneamente considerati sinonimi.
Infatti, è bene sottolineare che conservazione e archiviazione sono due processi diversi seppur complementari: facciamo chiarezza per garantire la corretta gestione dei documenti.
Conservazione digitale
La conservazione digitale è il processo che garantisce valore legale nel tempo ai documenti informatici, attribuendo agli stessi le caratteristiche di:
Immodificabilità, affinché i documenti corrispondano a ciò che erano nel momento originario della loro formazione;
integrità, affinché i documenti non possano essere modificati, alterandone il contenuto;
reperibilità, affinché i documenti siano rintracciabili all’interno di un sistema di conservazione e non venganoano smarriti;
leggibilità, affinché i documenti possano essere decodificati ed interpretati da una applicazione informatica indipendentemente dal contesto tecnologico.
Un documento informatico può essere conservato in digitale secondo due diversi modelli organizzativi: in house, ovvero all’interno della propria impresa; in outsourcing: ovvero avvalendosi di un oggetto esterno.
La conservazione digitale custodisce e protegge un documento informatico nel pieno rispetto delle linee guida AgID, rendendolo consultabile e giuridicamente valido; per questo è una delle modalità più semplici per garantire gli aspetti appena descritti.
Archiviazione documentale
Anche l’archiviazione documentale favorisce la fruibilità dei documenti ma, a differenza della conservazione digitale, non li protegge da eventuali manomissioni e non assicura pieno valore legale nel tempo. Nell’archiviazione si fa riferimento alla sola memorizzazione di un documento in modo ordinato su un supporto idoneo, senza alcuna differenza tra un processo fisico e uno digitale.
Linee guida AgID 2022 per la conservazione digitale
Da gennaio 2022 sono entrate in vigore le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.Il nuovo assunto è semplice: la Conservazione Digitale non è l’ultima fase del ciclo di vita di un documento, ma la premessa per orientare sin dall’origine la gestione tecnologica e funzionale dei documenti informatici.
Quali sono i due nuovi aspetti da tenere in considerazione per non ridurre la conservazione digitale a norma a mero fattore ancillare?
Metadati, sono le informazioni di cui bisogna dotare il documento informatico per poterlo correttamente formare, gestire e conservare nel tempo;
Interoperabilità, l’adozione di soluzioni tecnologiche che assicurano l’interazione e lo scambio di informazioni senza vincoli sulle implementazioni, evitando integrazioni ad hoc.
Dunque, se da un lato si definiscono le regole tecniche per garantire la corretta conservazione digitale del documento informatico, dall’altro si pongono le basi per una fascicolazione informatica corretta che garantisca valenza giuridica ai processi documentali.
Quali documenti conservare e come?
Spesso, la conservazione digitale a norma viene associata alle fatture elettroniche sia nella Pubblica Amministrazione che tra privati, ma è vero solo in parte: la conservazione può tenere traccia di tutta la documentazione aziendale.
Tutte le organizzazioni sono consapevoli delle informazioni che sono per loro rilevanti e richiedono un sistema di conservazione digitale che ne assicuri l’efficacia giuridica nel tempo. In questo contesto, potrebbe essere appropriato per le aziende conservare anche tutti i documenti informatici che rappresentano il loro patrimonio informativo e che necessitano di essere preservati nel tempo.
Alcuni esempi:
Contratti
Note Spese
Contabili ed estratti Conto
Mandati e Reversali di Pagamento
Verbali CDA
Libro Unico del Lavoro
Certificazioni Uniche e Modelli 770
Consensi Privacy
PEC
Log di Sistema
Registri / Elenchi ISVAP-IVASS
Si tratta di un elenco non esaustivo in quanto ogni documento ha un proprio contesto e delle proprie norme di riferimento, per questo un’azienda professionista del settore può aiutare ad orientarsi nella scelta del processo più adeguato.
Ruoli e responsabilità nel processo di conservazione
Le nuove linee guida AgID contengono alcune novità circa i ruoli di responsabilità legati alla gestione dei documenti informatici.
Prima di tutto, viene stabilita l’obbligatorietà del ruolo di responsabile della conservazione (RDC) digitale, non solo ai soggetti pubblici ma anche alle aziende private.
L’ RDC, che garantisce la corretta funzionalità del processo di conservazione, è una persona fisica diversa dall’outsourcer, interna o esterna all’organizzazione, in possesso di competenze giuridiche, informatiche e archivistiche.Tra gli altri compiti, il responsabile ha l’obbligo di redigere il “manuale di conservazione”, un documento informatico che descrive il funzionamento del sistema di conservazione attraverso la definizione delle regole e dei ruoli coinvolti nel processo.
Conservazione digitale a norma, ecco perché è utile
La conservazione digitale a norma è innegabilmente utile in termini di miglioramento dei processi, con un’ottimizzazione dei costi e un’automazione dei flussi di lavoro.
Un servizio completo, studiato per avere un impatto positivo anche sull’organizzazione e in ottica ambientale.Scopriamo insieme i principali vantaggi della conservazione digitale a norma:
Risparmio: il ritorno sarà immediato e durevole, specialmente sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione: un vantaggio non solo in termini economici, visibile e a lungo termine per le imprese che l’adottano.
Ottimizzazione dei processi: documenti ricercabili, disponibili e consultabili ottimizzano il workflow interno e la gestione dei processi. Ricerche rapide, risultati certi: con la conservazione digitale in modalità outsourcing non ci si deve preoccupare di nulla, nemmeno dei documenti fiscalmente rilevanti.
Fattore umano: un processo completamente automatizzato solleva il personale da compiti di gestione documentale a basso valore aggiunto.
Le persone potranno dedicarsi ad attività di valore e l’azienda arginerà il rischio di errori umani, con ripercussioni positive sui propri clienti e sui propri fornitori, che potranno prendere atto di una maggiore efficienza nell’erogazione dei propri servizi.
Fattore sostenibilità: il plus che non ti aspetti
La conservazione digitale (e la digitalizzazione in generale) non è solo una questione di innovazione ed efficienza operativa aziendale. Infatti, molti tendono a dimenticare che la sostenibilità rappresenta un ulteriore e importante vantaggio che concretizza i benefici derivanti dalla dematerializzazione dei processi aziendali.
Che il digitale sia green lo si deve all’eliminazione dell’utilizzo della carta stampata, con conseguenze positive dovute alla riduzione dell’impiego di risorse naturali la cui domanda impatta sulla deforestazione
Un accorgimento interessante, benefico e smart, in linea con gli obiettivi europei in termini di transizione ecologica delle attività produttive e con un impatto rilevante in ambito eco-tecnologico.
Fortunatamente, la conservazione digitale a norma dice addio a plichi, faldoni e fogli, in nome di una custodia virtuale ed eco friendly.
Perché scegliere Credemtel per la conservazione digitale a norma?
Credemtel è il tuo partner per la conservazione digitale a norma, perché adotta alti standard di sicurezza di livello bancario.
Offriamo un servizio che, nel pieno rispetto della normativa vigente, ti permetta di conservare documenti analogici digitalizzati e informatici in assoluta tranquillità.
Sappiamo bene come il mondo della conservazione digitale sia complesso e in costanteperenne cambiamento, per questo motivo offriamo solo prestazioni costantemente aggiornate e certificate ISO/IEC 27001:2017, a garanzia della sicurezza, dell’integrità e della progettualità del nostro servizio di conservazione digitale.‘La conservazione digitale ha un valore aggiunto non indifferente’, sostiene Daniele Anselmi – Legale di Credemtel S.p.A. ‘Preservazione del patrimonio informativo, sostenibilità ambientale e ottimizzazione dei processi: tutto si traduce in un risparmio di costi a totale vantaggio delle imprese’.
