Dematerializzazione Documenti Trasporto

Il processo di consegna delle merci può presentare diverse problematiche: prodotti danneggiati, ritenuti non conformi, con scadenza troppo ravvicinata, non ordinati, mancanti, ecc.
Spesso la segnalazione delle anomalieal mittente della merce avviene in modo inefficiente e impreciso, attraverso annotazioni su carta direttamente sul DDT, che spesso arrivano in ritardo o non arrivano affatto.
La mancata circolazione delle informazioni è all’origine di una fatturazione errata e di conseguenza del blocco dei pagamenti, comportando lavoro supplementare per il recupero delle situazioni anomale.
La forma cartacea dei documenti di consegna non consente il caricamento automatico di dati spesso fondamentali per il retailer, ad esempio date di scadenza prodotto e lotto, fondamentali per una efficiente gestione della distribuzione a valle.
Esiste, quindi, la necessità di una soluzione operativa integrata, la dematerializzazione dei documenti di trasporto,  in grado di agevolare e rendere più efficiente lo scambio di documentazione relativa alle consegne tra i diversi attori: avvisi di spedizione, avvisi di ricevimento, anomalie. Una piattaforma che agevoli la comunicazione dei dati tramite una digitalizzazione dei documenti, facilitando il recupero delle informazioni per la composizione e l’inoltro dei flussi di dati. Questo allineamento automatico dei dati sui sistemi informativi dei diversi attori apre alla possibilità di ottimizzare le attività di ricevimento merci (precarico/carico lato distributore), di tracciare l’esecuzione dell’ordine e intercettare, in tempo utile eventuali difetti, consentendo una corretta fatturazione e una riduzione dei contenziosi. Una procedura di gestione documentale web, infine, studiata e valutata in termini civilistici e tributari, che sostituisca l’attuale procedimento cartaceo e manuale.
GedDDT è una piattaforma di dematerializzazione dei documenti di trasporto con funzioni di acquisizione, pubblicazione, conservazione e smistamento di documenti e informazioni sul processo di consegna merci tra operatori della supply chain: produttori, trasportatori e terze parti logistiche, centri distributivi e punti vendita.
GedDDT permette di:

  • Integrarsi facilmente con le tecnologie esistenti: non è necessaria nessuna sostituzione di protocolli utilizzati o di applicativi interni esistenti. L’utilizzo di formati EDI è un elemento di facilitazione al dialogo con la dematerializzazione dei documenti di trasporto GedDDT, ma non costituisce un prerequisito per i soggetti che vogliano aderire al servizio.

  • Alleggerire le attività amministrative: il feedback in tempo reale sull’esito della consegna consente di risolvere le anomalie prima dell’emissione della fattura, riducendo sospesi e contenziosi.

  • Gestire il workflow di rettifica: la digitalizzazione dei documenti relativa alla rettifica viene conservata in forma digitale mediate firmata all’interno del sistema, dando origine al Fascicolo di Rettifica cui viene riconosciuta valenza civilistica in caso di contenzioso giudiziale.

  • Tracciare il processo senza alcuna perdita di dati e documenti: l’integrità e la disponibilità delle informazioni e dei documenti è garantita dal servizio GedDDT per tutto il tempo necessario per la loro fruizione.

     

VANTAGGI 

GedDDT offre i seguenti vantaggi al fornitore e all’operatore logistico:

  • Nessuna stampa e nessuna scansione della copia cliente del DDT

  • Feedback più veloci e precisi sulle consegne

  • Abbattimento della manualità e migliore gestione del magazzino

E al contempo al cliente:

  • Automatizzazione delle fasi di carico delle merci

  • Dematerializzazione Documenti Trasporto e feedback rapido sulle anomalie

  • Immediato coinvolgimento dei propri fornitori nel processo.

Gestione automatizzata dei contenziosi.

Importante vantaggio per tutti gli operatori coinvolti è la gestione documentale web automatizzata dei resi e di conseguenza la semplificazione degli eventuali contenziosi, anche in mobilita grazie all’App dedicata.
Difatti, in caso di difformità nelle consegne, gli operatori della supply chain hanno uno strumento condiviso di documentazione della transazione commerciale.

La piattaforma archivia e conserva in formato digitale firmato elettronicamente i documenti nella forma originale completi delle annotazioni, dei riferimenti temporali ed eventuali allegati esplicativi (foto, certificati, esiti controlli e perizie).
Se una transazione commerciale non trova soluzione nella relazione tra le parti, il fascicolo relativo può essere mantenuto disponibile alle parti per tutta la durata del contenzioso giudiziale.

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SERVIZI CORRELATI

Conservazione digitale

Il servizio di conservazione sostitutiva in full outsourcing di Credemtel consente di conservare automaticamente in maniera nativa i documenti di trasporto dematerializzati con GedDDT.

EDI

Con questo servizio l’azienda può implementare ed accelerare l’adozione dell’EDI (Electronic Data Interchange) per il colloquio con i propri partner, clienti e fornitori.

Firma Digitale

Con il servizio di firma digitale di Credemtel si hanno a disposizione numerose alternative di firma elettronica (presidiata, automatica, avanzata) e grafometrica.

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