Nuove linee guida AgID al 1 gennaio 2022

Cosa è importante sapere

La conservazione digitale è il processo volto a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.

Il sistema di conservazione ha il compito di garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici nel tempo.

A settembre 2020 l’Agenzia per l’Italia Digitale ha pubblicato le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” con l’obiettivo di creare un testo unico sul tema ed abrogare i DPCM precedenti.

Le nuove linee guida entreranno in vigore a partire dal 1 gennaio 2022.  Consulta i testi:

COSA CAMBIA?

RUOLI E RESPONSABILITA’

Viene chiarito il ruolo del responsabile della conservazione (figura interna all’organizzazione del titolare dei documenti informatici, oppure all’esterno, purché non vi sia coincidenza con il conservatore) e vengono definite le responsabilità a lui demandate e quelle relative alle altre figure chiave in ambito di conservazione digitale


METADATI

Sono stati aggiunti nuovi metadati per ottemperare sempre di più al principio di interoperabilità, trasparenza e conoscenza approfondita del contesto documentale.
I metadati devono essere generati ed associati permanentemente ad esso al momento della sua formazione. La nuova metadatazione  è riportata nell’Allegato 5 delle nuove Linee Guida.


AMPLIAMENTO DELLE TIPOLOGIE DI FILE

Ampliamento delle tipologie di file per la conservazione.
l’Allegato 2 delle nuove Linee Guida individua un elenco di 124 formati, suddivisi in 15 categorie, scelti tra quelli che maggiormente possono garantire il principio di interoperabilità. L’elenco verrà periodicamente aggiornato per evitare l’obsolescenza dei formati e sarà pubblicato da AgID sul suo sito.


NUOVO STANDARD PER LA CONSERVAZIONE

Lo standard SInCRO UNI 11386:2020, che andrà a sostituire quello precedente, nasce con l’obiettivo della migliorare interoperabilità, grazie ad un’architettura informativa che supporti la creazione di un Indice di Conservazione.


DOCUMENTI ANALOGICI

Per la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico AgId richiede la sottoscrizione di un’attestazione di conformità da parte di un pubblico ufficiale nella PA e da parte di un notaio o da un responsabile aziendale delegato, nelle Aziende private.


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