Note Spese
La soluzione di Credemtel permette una redazione automatica del documento “Nota spese” e la sua sottoscrizione con firma elettronica sia da parte del dipendente sia da parte del responsabile incaricato delle successive autorizzazioni (approvatore).
GAW NS dà la possibilità al dipendente di fotografare i giustificativi di spesa in mobilità attraverso il proprio smartphone, utilizzando una APP compatibile con Android e iPhone.
I giustificativi saranno in poco tempo indicizzati automaticamente, riportando la data completa di orario, l’importo, l’esercente e la categoria merceologica configurabile per azienda.
E’ possibile anche inserire manualmente giustificativi privi di immagine per indirizzare richieste di rimborso che ne sono prive (es. rimborso chilometri, scontrino smarrito, ecc.).
Il processo si conclude con la Conservazione Digitale delle Note Spese, corredate dai giustificativi a supporto presentati e con l’esportazione (su canali ftp o Web Services su SSL) verso il gestionale paghe dell’azienda dei dati di interesse relativi alle note spese autorizzate dei dipendenti.
Casi applicativi
- Gestire in modo centralizzato le Note spese di aziende appartenenti ad un Gruppo
- Monitorare le spese aziendali per tenere sotto controllo le uscite per centro di costo anche grazie all’inserimento di massimali
- Automatizzare le attività di rendicontazione delle Note spese semplificando le attività dell’ufficio contabilità
- Gestione delle spese aziendali di trasferta anche in valuta estera
- Possibilità di inserire categorie di spesa personalizzate
Supporto Specialistico Continuo
Ogni Cliente è seguito da un Team pronto ad ascoltare le sue esigenze , composto da un Digital Account Manager che grazie all’esperienza maturata propone la soluzione più adeguata alla soddisfazione dei bisongi individuati. A supporto per un analisi personalizzata e mirata abbiamo il Digital Solution Manager che partendo dai nostri moduli splasma il progetto su misura per ogni nostro cliente.
La configurazione del soluzione viene seguita dai nostri Digital Project Manager che accompagna il Cliente fino alla gestione dei primi flussi ed attività.
Completata la fase di start up e testing il nostro servizio di Assistenza Clienti resta a suporto.
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Il servizio di conservazione sostitutiva in full outsourcing consente di conservare automaticamente in maniera nativa i documenti gestiti nel sistema di workflow management.
La soluzione di gestione documentale si basa su una piattaforma innovativa web based che consente di catalogare ricercare, condividere e gestire documenti e processi in modo semplice e sicuro.
Oltre ai servizi a catalogo, Credemtel offre un’ampia gamma di soluzioni progettate su misura, progetti personalizzati sui clienti che mirano a risolvere esigenze specifiche.
I RUOLI NELLA GESTIONE NOTE SPESE
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HR Manager
Permette di controllare le sperse, inserendo dei drivere di verifica automatica , come massimali di spesa e categorie merceologiche. Fornisce ampia reportistica e statistiche sulle spese.
CONTABILE
Importa automaticamente le spese sul sistema gestionale, calcola automaticamente i rimborsi chilometrici e le valute esetere. Se associato ad una Carta di Credito Credem Central Billing riconcilia automaticamente tutte le spese fatte con carta di credito.
Supervisor
Ha sempre sotto controllo le spese della propria squadra , con controlli automatici dei massimali di spesa e possibilitò di gestire le singole attività progettuali (missioni, commesse, fiere, eventi)
Dipendente/Collaboratore
Niente più perdita di scontrini, velocità di rendicontazione con la procedura guidata, basta scattare una foto dal proprio smartphone.
GAW NS PRINCIPALI FUNZIONALITÀ
La soluzione di Credemtel per le NOTE SPESE consente inoltre:
– la gestione delle spese in divisa estera con conversione in Euro calcolata in pari data e ora riportati nel giustificativo con i tassi di cambio pubblicati da Banca d’Italia;
– la gestione delle spese di percorrenza sulla base della distanza percorsa moltiplicata per il rimborso al chilometro associato, predeterminato dall’azienda in fase di configurazione.
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VANTAGGI
EFFICIENZA
Aumenti la velocità e l’accuratezza delle operazioni, riducendo gli errori nei processi di data entry
SEMPLICITÀ
Puoi compilare la tua Nota Spese in mobilità attraverso lo Smartphone
RISPARMIO
Riduci i costi operativi, semplificando una procedura a basso valore aggiunto per l’azienda
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