GAWPASS – Digitalizzazione documenti cartacei
Il servizio GAWPASS consente di digitalizzare tutto l’archivio anche i documenti cartacei.
Permette la loro trasformazione in copie immagini che possono essere facilmente oggetto di lavorazioni e processi elettronici.
Insieme alla copia immagine del documento saranno acquisiti, dal documento stesso in fase di lavorazione, tutti i campi chiave che rendono il documento univoco in fase di ricerca e consultazione.
I documenti così acquisiti potranno essere utilizzati in sistemi di gestione Documentale e Workflow ed essere archiviati digitalmente, l’obiettivo di eliminare la carta nei processi di tutta l’azienda è raggiungibile.
Digitalizzare la quota parte di documenti ancora cartacei in azienda permette:
• Consultazione diretta ed immediata dei documenti pubblicati secondo le chiavi di ricerca condivise
• Efficientamento dei sistemi di verifica e controllo
Casi applicativi
- Digitalizzazione dei Contatti cartacei
- Scansione ed indicizzazione dei documenti del ciclo dell’ordine come DDT, CMR
- Digitalizzazione di archivi pregressi con la possibilità di mantenere copia degli originali in Magazzini a norma
- Trasformazione di PDF in XML per la gestione e l’importazione in procedure Custom
SUPPORTO SPECIALISTICO CONTINUO
Ogni Cliente è seguito da un Team pronto ad ascoltare le sue esigenze , composto da un Digital Account Manager che grazie all’esperienza maturata propone la soluzione più adeguata alla soddisfazione dei bisongi individuati. A supporto per un analisi personalizzata e mirata abbiamo il Digital Solution Manager che partendo dai nostri moduli plasma il progetto su misura per ogni nostro cliente.
La configurazione del soluzione viene seguita dai nostri Digital Project Manager che accompagna il Cliente fino alla gestione dei primi flussi ed attività.
Completata la fase di start up e testing il nostro servizio di Assistenza Clienti resta a suporto.
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Permette la conservazione della documentazione cartacea organizzata all’interno di idonei contenitori che vengono indicizzati al momento della presa in carico per identificarne il contenuto e tracciarne la movimentazione all’interno deposito.
La consultazione sarà possibile su richiesta, sia in modalità digitale attraverso servizi di scansione on demand, che in modalità cartacea attraverso l’invio del documento originale.
L’archiviazione del cartaceo presso depositi certificati a norma ti consente di mettere in sicurezza il tuo archivio storico abbassando i costi operativi.
Consente la trasformazione automatizzata di ordini, fatture e DDT da PDF a XML. Integrabile con qualunque ERP, permette di interagire con circuiti di fatturazione elettronica ed eProcurement sia italiani che internazionali. Non richiede competenze informatiche all’operatore.
Tutti i dati rilevanti del documento sono estratti ed interpretati, compresi i riferimenti ad altri documenti (DDT, ordini).
Un meccanismo di autoapprendimento costruisce e verificare la corrispondenza tra codice dell’emittente con gli omologhi del cliente.
Il servizio assicura l’estrazione dei contenuti d’interesse da documenti PDF diversi da quelli ddel ciclo dell’ordine quindi di varia natura, tipo e formato.
Le funzionalità vengono adattate alle singole esigenze progettualiin base al tipo di documento.
L‘approccio basato su template e l’utilizzo di OCR ad alte prestazioni garantisce la massima affidabilità di estrazione soprattutto sui PDF immagine.
Non richiede competenze informatiche all’operatore, Integrabile con qualunque ERP
PER CHI È PENSATO?
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Ufficio amministrativo
Digitalizzazione dei documenti amminsitrativi , come fatture estere cartacee, DDT Ordini, CMR .
VENDITE/OPERATION
Digitalizzazione ed archivizione fisica dei Contratti non ancora nativi digitali, con la possibilità di ativare sistemi di controllo sulla presenza di firme e flag su clausole contrattuali
Ufficio del personale
Indicizzazione ed organizzazione della documentazione del personale come Documenti di identità o Contratti di assunzione cartacei.
GESTIONE DEI DOCUMENTI ANALOGICI DIGITALI E CARTACEI
Una soluzione in SAAS per la scansione ed indicizzazione dei documenti cartacei e per la gestione dei digitali analogici trasformando il PDF in XML o altro formato dati strutturato.
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VANTAGGI
EFFICIENZA
La digitalizzazione agevola lo snellimento delle procedure amministrative.
Avere l’intero ciclo dell’ordine digitale consente un miglior presidio per proprio archivio e permette di velocizzare le ricerche dei documenti di cui si necessita.
SEMPLICITÀ
Semplice da attivare, offre la possibilità di integare servzi fisici come la scansione ed indicizzazione a soluzioni di OCR per una più efficiente gestione dei processi mantendo il presidio su un unico interlicutore.
SICUREZZA
Diminuzione dei rischi operativi derivanti dalla perdita di informazioni e documenti importanti. La digitalizzazione consente di avere un presidio sul proprio archivio che anticipa eventuali problematiche. Possono infatti essere attivate delle procedure di controllo automatico sulla presenza dei documenti come ad esempio la ricezione ed archiviazione di un DDT firmato dalla controparte.
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