Che cosè un servizio di gestione documentale?
Una software di gestione elettronica documentale è un applicativo che permette all’azienda di raccogliere, fascicolare, catalogare documenti ed informazioni anche provenienti da fonti diverse, consentendo di organizzarli con regole uguali per tutti, garantendo una rapida e sicura condivisione, assicurando all’azienda un patrimonio informativo sicuro ed affidabile.
Un servizio di gestione documentale è una piattaforma web che consente di utilizzare il Sofware as a Service (SaaS), senza la necessità di avere un server dedicato o personale It specialistico.
L’uso di un Software in SaaS permette di godered i tutti i vantaggi di un documentale senza gli oneri della sua manutenzione nel tempo.
Una soluzione di gestione elettronica documentale può aumentare l’efficienza aziendale, supportare lo smart working e la cooperazione tra Team delocalizzati in sedi diverse.
Le Caratteristiche di un sistema di Gestione Documentale efficiente?
SICUREZZA
Soluzioni in Business Continuity e Disaster Recovery Periodici vulnerability assessment sui nostri server & penetration test sui nostri siti sulle nostre applicazioni.
SCALABILITA’
Soluzioni Multiazienda e Multi-tennant, le nuove release della soluzione vengono rilasciate a tutta la community di Clienti. Possibilità di integrare Soluzioni verticali per la digitalizzazione dei processi.
INTEGRAZIONE
Conettori con sistemi gestionali e soluzioni di connessione standardizzabile attraverso API e STFP Services.
WORKFLOW
Integrazione con sistemi di Workflow e firme elettroniche consentono di gestire l’intero ciclo del documento dalla formazione e sottoscrizione alla sua corretta archiviazione.
Perchè utilizzare un servizio di Gestione Elettronica Documentale?
Adottando una strategia di Content Management e Business Process Management è possibile proporre dematerializzare e digitalizzare i processi interni ed esterni dell’azienda senza significativi impatti IT.
Condividere le informazioni ed interagire in tempo reale con diversi interlocutori, in modo tracciato standardizzato e quindi sicuro consente di massimizzare l’efficienza e diminuire i rischi operativi connessi.
CONTATTACI PER SAPERNE DI PIùCasi applicativi
Una soluzione documentale permette facilmente di interagire per esempio con:
- Funzioni aziendali interne, per ricercare, consultare ed autorizzare tutti i documenti emessi e ricevuti, raggruppati logicamente in fascicoli in maniera automatica.
- Clienti, per rendere immediatamente disponibili i documenti emessi a loro riservati.
- Agenti o stabilimenti distribuiti, per consultare i documenti destinati ai propri clienti di riferimento (es. quelli della propria di zona) per un rapido, semplice ed efficace presidio dei rapporti commerciali
Che cosè un servizio di Conservazione Digitale?
La Conservazione Digitale a Norma è un processo che permette di assicurare nel tempo la piena validità legale di un documento informatico, in quanto ne garantisce l’integrità l’immodificabilità e la sua leggibilità assicurando la sua efficacia giuridica e probatoria.
Con la determinazione n. 407/2020, AgID ha adottato le “Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, che diverranno attuative dal 1° gennaio 2022, per questo organizzeremo in ottobre un evento nel corso del quale ci focalizzeremo sui cambiamenti introdotti.
Lo scenario di outsourcing prevede un azzeramento dei costi di impianto da parte del Cliente e la gestione esternalizzata del sistema di conservazione digitale.
L’operatività propria del contesto di full-outsourcing consente una costante segnalazione di alerting automatizzati che richiamano l’attenzione del Cliente alla gestione del quotidiano. Inoltre, permette di soddisfare l’esigenza comune di effettuare ricerche in tempi rapidi e con risultati certi, soprattutto per i documenti fiscalmente rilevanti che vengono conservati a termine di legge tramite un archivio digitale dedicato.
I RUOLI NELLA CONSERVAZIONE DIGITALE
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titolare
È il Titolare dell’oggetto della conservazione.
Non necessariamente il produttore del documento ne è anche l’autore, anzi può anche trattarsi di un soggetto diverso da quello che lo ha formato.
Gli sono affidati una serie di compiti e di responsabilità, ma tra quelle principali vi è quella di fare in modo che i dati e le informazioni contenute nel documento informatico siano accurate e complete, e quella di gestire i flussi documentali in entrata e in uscita.
PRODUTTORE PACCHETTI DI VERSAMENTO
E’ quella persona fisica, giuridica o ente, interna e/o esterna al sistema di conservazione, che produce il pacchetto di versamento e che è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione.
Il produttore dei PdV è la figura che produce quell’aggregazione di documenti e/o fascicoli informatici denominato “pacchetto di versamento”, aventi formato e informazioni descrittive (metadati) predeterminati e concordati e che si occupa di trasferirli, cioè avviarli, al sistema di conservazione.
UTENTE ABILITATO
E’ l’ utente che può richiedere al sistema di conservazione l’accesso ai documenti per acquisire le informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge e nelle modalità previste dal manuale di conservazione.
Persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse.
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
E’ quel soggetto che, con piena responsabilità ed autonomia in relazione al modello organizzativo adottato, si occupa: a)dell’attuazione delle politiche complessive b)della corretta gestione del sistema di conservazione digitale, delle informazioni e dei documenti c)del monitoraggio della corretta funzionalità dello stesso
Deve essere in possesso di idonee competenze:
giuridiche, informatiche ed archivistiche.
Il ruolo del RDC può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.
CONSERVATORE
Soggetto pubblico o privato che svolge attività di conservazione dei documenti informatici.
Il Conservatore al proprio interno nomina il Responsabile del servizio di conservazione
SERVIZI
GAW NS di Credemtel, permette alle aziende di snellire il processo di raccolta e catalogazione dei giustificativi di spesa (scontrini, ricevute, titoli di viaggio, ecc.).
La soluzione integrata per la Gestione Documentale, il Workflow Management, la Business Intelligence documentale e la Conservazione Digitale
PECMAN è un cruscotto per gestire, smistare traccuare tutte le PEC aziendali anche se di diversi provider. Abbassando i rischi opertaivi connessi alla gestioen della PEC direttamente va web e rispettando le indicazioni del GDPR.
GAWPASS è il servizio per la scansione ed indicizzazione dei documenti cartacei e per la gestione dei digitali analogici trasformando il PDF in XML o altro formato dati strutturato.
GEDCONS è il servizio di conservazione digitale in full-outsourcing di Credemtel. Garantisce la possibilità di non dover più mantenere la copia interna cartacea della documentazione, sia fiscalmente rilevante che non, delegando a Credemtel la gestione documentale digitale del proprio archivio.
Una suite di soluzioni per gestire tutta la corrispondenza in uscita in un unico formato, ma con il vantaggio di tanti canali di distribuzione, PEC , MAIL , POSTA, T-NOTICE
I NOSTRI CLIENTI
VANTAGGI
ORGANIZZAZIONE
Migliori l’organizzazione dei documenti che saranno più facili da reperire e consultare
SEMPLICITÀ
Semplifichi i processi dell’azienda
RISPARMIO
Risparmi in termini di tempo, costi e spazio
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