Posta elettronica certificata, o più comunemente PEC: cos’è, a cosa serve, le novità e i vantaggi.

29 Luglio 2024

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è uno dei principali strumenti per l’invio e la ricezione di comunicazioni ufficiali, con valore legale equiparabile a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Grazie a questa sua caratteristica, è largamente adottata sia dalle imprese che dai privati per la gestione delle loro attività e comunicazioni formali.

Le statistiche fornite dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) mostrano una crescita costante dell’uso della PEC nel 2023. Da diversi anni, infatti, non solo imprese ed organizzazioni, ma anche molti cittadini privati la utilizzano per vari motivi.

Alcuni numeri

Secondo i dati dell’AgID, a dicembre 2023 in Italia sono stati registrati oltre 261 mila domini per un totale di circa 16 milioni di caselle PEC. Il numero di messaggi scambiati ha raggiunto circa 843 milioni, osservando una crescita nel numero delle caselle PEC, che a fine 2022 erano 14.663.677, con un aumento di 1,5 milioni di caselle in un anno *

Attualmente, il servizio non è più riservato solo ai professionisti, ma è ampiamente utilizzato anche da privati e cittadini. Questi scelgono la PEC per semplificare l’invio e la ricezione di comunicazioni formali con la Pubblica Amministrazione, fornitori di energia elettrica, aziende ed altri enti.

Da cosa deriva questo incremento?

La PEC rappresenta infatti un mezzo sicuro e legalmente valido per inviare documenti e comunicazioni importanti.

L’entrata in vigore del Regolamento eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) nel 2018 ha rafforzato la normativa, consolidando il ruolo centrale del canale PEC per l’invio sicuro e certificato di documenti online. Il percorso porterà ad una standardizzazione in ambito europeo, con l’obiettivo di incrementare l’interoperabilità e diffondere il concetto di domicilio digitale, sfruttando il recapito certificato qualificato con la conversione in  REM – Registered Electronic Mail.

Inoltre, grazie all’Indice Nazionale dei Domicili Digitali (INAD) è possibile recuperare qualsiasi domicilio fiscale attraverso una piattaforma online, contribuendo ulteriormente alla diffusione della PEC.

Valore legale della PEC: Differenza tra un’email tradizionale e la PEC

A differenza di un’email tradizionale, che può essere facilmente alterata, con la PEC risulterebbe molto più complesso modificare il contenuto di un messaggio. 

La PEC garantisce l‘integrità e l’inalterabilità dei messaggi inviati e ricevuti. 

Quando viene spedita una PEC infatti,, il suo messaggio viene chiuso in una “busta di trasporto”, vale a dire una busta virtuale firmata dal gestore PEC del mittente. All’interno di questa busta sono contenuti il messaggio originale e le informazioni di certificazione della comunicazione. La busta è firmata elettronicamente, garantendo l’autenticità e l’integrità del messaggio, che non può essere alterato durante il trasferimento, arrivando integro al destinatario

Le novità in ambito europeo:

La PEC, introdotta nel 2005, è rimasta invariata negli anni. Tuttavia, a partire da gennaio 2022, è iniziato il processo di aggiornamento per conformarsi al Regolamento europeo 910/2014, il regolamento eIDAS, che sarà completato proprio quest’anno.

In sintesi, la PEC diventerà interoperabile a livello europeo consentendo comunicazioni con valore legale tra cittadini di paesi europei. 

Per permettere tutto ciò, lo standard europeo ETSI EN 319 532-4 si avvarrà dell’introduzione della Common Service Interface (CSI), un’interfaccia tecnologica condivisa per lo scambio sicuro tra gestori e utilizzatori di servizi di recapito qualificato. Dal 2024, la PEC in Italia verrà quindi ufficialmente sostituita dalla Registered Electronic Mail (REM), la PEC europea.

A livello italiano, l’adeguamento allo standard europeo riguarderà l’integrazione dei requisiti del Servizio Elettronico di Recapito Certificato (SERC) con quelli del Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato (SERCQ)

Cosa significa? Attualmente, la PEC italiana attribuisce alle comunicazioni un valore legale equivalente a quello di una raccomandata con avviso di ricezione, ma non verifica l’identità dei titolari delle caselle, sia per il mittente che per il destinatario.

Per questo motivo, è indispensabile che le caselle PEC vengano adeguate agli standard europei attraverso due passaggi: il riconoscimento dell’identità del titolare della casella e l’attivazione della verifica in due passaggi.

Ma quali sono quindi i vantaggi della PEC?

Tempistiche brevi

L’utilizzo della PEC consente l’invio in tempi estremamente brevi di una comunicazione da qualsiasi device collegato ad internet.

Valore legale

Ha lo stesso valore legale di una raccomandata, ma i tempi di consegna e i costi sono estremamente ridotti

Certificazione

La PEC certifica la data e l’ora di spedizione e consegna e tutti gli indirizzi PEC sono verificati e dotati di valore legale.

Protezione e sicurezza

Il contenuto è protetto, ciò vuol dire che né il messaggio né gli allegati possono essere modificati durante la trasmissione tra mittente e destinatario come anticipato precedentemente.

Sostenibilità

Un altro vantaggio estremamente rilevante della PEC è il suo impatto sostenibile e positivo sull’ambiente. Grazie alla possibilità di allegare tutti i documenti necessari insieme al messaggio principale, si elimina la necessità di stampare numerose copie cartacee. 

Le PEC inoltre possono essere archiviate in formato digitale in modo sicuro, evitando anche in questo caso la necessità di stampare. 

La riduzione dell’utilizzo di archivi fisici e cartacei, raccomandate postali e grande mole di documenti non solo aiuta l’ambiente, ma offre anche significativi benefici alle aziende, quali la drastica riduzione dei costi legati all’acquisto di carta e materiali di stampa e riduzione dello spazio fisico occupato dagli archivi. 

Fonte Dati Agid, Agenzia per l’Italia Digitale
*https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/posta-elettronica-certificata/statistiche-utilizzo-pec