CONSERVAZIONE DIGITALE COSA CAMBIA DAL 1° GENNAIO 2022

Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Un focus sulla conservazione digitale a pochi mesi dall’entrata in vigore

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Conservazione Digitale Cosa Cambia dal 1° gennaio 2022

La Conservazione Digitale a Norma è un processo che permette di assicurare nel tempo la piena validità legale di un documento informatico, in quanto ne garantisce l’integrità l’immodificabilità e la sua leggibilità assicurando la sua efficacia giuridica e probatoria.

martedì 26 ottobre
h 15.00

La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti, dalla produzione alla conservazione.

In quest’ottica, con la determinazione n. 407/2020, AgID ha adottato le “Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.

Le Linee guida diverranno attuative dal 1 gennaio 2022, il 26 ottobre abbiamo organizzato un incontro di approfondimento per illustrare le novità contenute nel documento prodotto da AgID, consulta l’agenda per maggiori dettagli.

AGENDA

1. Ambito e quadro normativo di riferimento

2. Sistemi di conservazione e modelli organizzativi;

3. Standard e specifiche tecniche di riferimento;

4. Formati e metadati dei documenti informatici;

5. Ruoli e responsabilità

6. Il responsabile della conservazione e il manuale di conservazione

Domande e risposte

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Cosa portare in conservazione?

L’introduzione della fatturazione elettronica nel 2018 ha portato molte aziende ad attivare un servizio di conservazione digitale ma quali sono gli altri documenti che si possono e si consiglia di portare in conservazione?

 La conservazione della corrispondenza aziendale per esempio, ai sensi del Codice civile (art. 2214 e 2220), va mantenuta per 10 anni.

Per garantire l’efficacia probatoria di una PEC è necessario sottoporre il documento ad un processo di conservazione digitale a norma, in quanto il gestore della PEC è obbligato a conservare per 30 mesi i soli log degli invii/ricezioni che riportano unicamente il mittente, il destinatario, l’identificativo della mail e l’oggetto ma non il contenuto del messaggio PEC

Solo per dare una linea guida, lasciamo qui un elenco non esaustivo di documenti che tipicamente vengono portati in conservazione, ma ogni organizzazione sa quali informazioni hanno rilevanza e necessitano di un archivio che ne assicuri l’efficacia giuridica nel tempo.

Documenti e scritture contabili

Libro Giornale

Registri IVA

Giornale di Magazzino

Fatture di acquisto e vendita

Mastrini

Libri Unici del Lavoro

Documenti del lavoro (770 , CU)

Documenti protocollati ( Protocollo informatico nelle PA)

Altri documenti elettronici

Contratti fornitori

Consenso Privacy

Note spese

PEC

Contabili ed estratti conti

Mandati e Reversali di pagamento

Verbali del CDA

ecc

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