ESIGENZA
L’azienda è un importante Gruppo Italiano del Food che ha digitalizzato con Credemtel il processo di assunzione dei propri dipendenti Stagionali e la relativa gestione di documentazione e modulistica HR. La completa digitalizzazione della documentazione di più recente produzione li ha portati a ragionare sull’opportunità di mettere in sicurezza l’archivio cartaceo
L’archivio infatti comportava alcune criticità importanti, classiche della tenuta cartacea della documentazione che esponeva l’azienda a costi e rischi operativi quali:
1. C.P.I. Certificato Prevenzione Incendi: Per depositi di carta, cartone, e prodotti cartotecnici nonché depositi per la cernita della carta usata, di stracci di cascami e fibre tessili superiori a 50 q.li esiste una specifica normativa che richiede dei C.P.I. particolari ed estremamente «costosi da ottenere»
2. Disorganizzazione e costi del personale La documentazione pregressa era tenuta era stoccata in un magazzino ai fini archivistici in maniera poco strutturata e difficilmente ritrovabile. Nonché archiviata in pallet con facilità di deterioramento dei documenti e difficoltà di ricerca.
OBIETTIVI
Messa in sicurezza dell’archivio, efficienza nalle gestione del personale e degli spazi :
- Liberare spazi fisici della logistica oggi occupati da pallet di documenti
- Mettere norma i propri i depositi non dotati di CPI sopra i 50 q di carta
- Avere una tenuta ordinata dell’archivio di corrente e dell’archivio di deposito
- Darsi delle regole interne per la gestione dei documenti cartacei
- Migliorare in economicità ed efficienza esternalizzando il servizio
LA NOSTRA SOLUZIONE
Ci siamo occupati della presa in carico di di 175 Pallet di documenti presenti nell’archivio di deposito, abbiamo predisposto la fornitura di scatole per l’organizzazione della documentazione non organizzata su palltet .
La documentazione è stata porta in archivi di deposito certificati, in caso di necessità siamo in grado di fornire l’origniale del documento in un arco temporale concordato con il cliente.
In base alla tipologia documentale e delle tempistiche di tenuta concordate ci occupremo anche dello scarto e macero della documentazione obsoleta.
I servizi Credemtel coinvolti nel processo sono:
La soluzione di firma che consente di gestire tutte le tipologie di sottoscrizione elettronica dalla firma digitale alla FEA. La scelta del tipo di firma avviene in base al documento oggetto del processo ed alla controparte sottoscrittrice.
Piattaforma documentale per la pubblicazione e la condivisione della documentazione all’interno e all’esterno dell’azienda.
Sistema di Conservazione Digitale, a norma di legge, in full outsourcing sui nostri sistemi.
VANTAGGI
• Sicurezza dell’Archivio
• Riduzione dei costi del personale per stoccaggio e ricerca documenti
• Certezza dei costi annuali di deposito
• Semplicità e Velocità di recupero della documentazione attravesro la scansione e l’invio a mezzo mail o l’invio del cartaceo originale.