ESIGENZA
L’Azienda è un gruppo della GDO, con presenza capillare nel Sud Italia con una rete distributiva di oltre 400 supermercati a diversa insegna, diretti o affiliati, in Puglia, Campania, Molise, Basilicata e Calabria, da oltre 30 anni associato ad una delle più importanti centrali di acquisto italiane dell’EMD e il maggiore gruppo commerciale europeo con sede a Berlino. La gestione efficace del proprio assortimento, costantemente potenziato, la ricerca di poli produttivi di eccellenza nel campo agroalimentare e l’ammodernamento continuo dei propri negozi sono i fattori che hanno reso questo gruppo, una realtà leader in Italia nel settore della distribuzione organizzata.
Per assicurare il corretto funzionamento e la fruibilità dei punti vendita e garantire la piena soddisfazione del consumatore finale, il Gruppo è solito inviare il proprio team di esperti e professionisti con competenze tecniche specifiche, personale “in trasferta” che ha spese di trasporto, di vitto e alloggio. La difficoltà nella compilazione e gestione manuale della nota spese dei propri dipendenti li ha spinti a rivolgersi a noi per valutare una soluzione digitale.
L’intenzione del gruppo è di estendere l’uso del servizio estenderla a qualunque dipendente abbia la necessità di rendicontare le proprie trasferte.
OBIETTIVI
Velocizzare la rendicontazione delle spese di trasferta e gestire in modo strutturato le autonomie di spesa riducendo al minimo le criticità dell’attuale processo attraverso:
- Unico punto di accesso dei giustificativi di spesa GAWNS: Il gruppo ha circa 200 persone che presentano rimborso alla fine del mese con tempi e modalità molto diverse, con una media di circa 30 giustificativi a persona. Il personale è su varie sedi dell’azienda e quindi un ulteriore complessità nel consegnare il rimborso
- Controllo dei costi le policy per le spese sono “poco presenti” e soprattutto difficili da controllare se non in maniera totalmente manuale da parte di un operatore
- Organizzazione e dematerializzazione, la carta genera una complessità di organizzazione ed archiviane della documentazione, inoltre la maggior parte degli scontrini è su carta chimica, cosa che li rendeva illeggibili nel giro di pochi mesi. L’archivio digitale ne assicura la reperibilità e leggibilità nel tempo
LA NOSTRA SOLUZIONE
La nostra proposta è stata GAW NS, una soluzione web based completa di App compatibile sia con il mondo Andorid che IOS che permette di fotografare con lo smartphone il documento di spesa (scontrino, fattura, ricevuta) e inviarlo direttamente a Credemtel per la sua elaborazione automatica.
La soluzione ha trovato applicazione all’interno del gruppo coinvolgendo diverese aree, in prima battuta 15 persone tra forza vendita e tecnici, poi abbiamo esteso il progetto a tutta la forza vendita i tecnici i trasportatori e tutti coloro che si occupano della logistica.
Nel dettaglio il processo prevede i seguenti step
- Fotografa e invia: l’utente fotografa il documento di spesa e GAW NS lo invia aCredemtel per la sua elaborazione automatica
- Approvazione e Monitoraggio: l’approvatore visualizza la Nota Spesa, la approva e predispone il rimborso. Grazie a un pannello di controllo l’azienda può visualizzare la situazion delle richieste e rimborsi di ciascuno dei suoi dipendenti
- Conservazione Digitale: Credemtel conserva digitalmente tutti i documenti di spesa a garanzia delle parti
- Esportazione dati verso il gestionale HR: abbiamo creato un flusso di esportazione dati per l’integrazione con il gestionale
I servizi Credemtel coinvolti nel processo sono:
GAW NS, una soluzione web based completa di App compatibile sia con il mondo Andorid che IOS che permette di fotografare con lo smartphone il documento di spesa (scontrino, fattura, ricevuta) e inviarlo direttamente a Credemtel per la sua elaborazione automatica.
La soluzione di firma che consente di gestire tutte le tipologie di sottoscrizione elettronica dalla firma digitale alla FEA. La scelta del tipo di firma avviene in base al documento oggetto del processo ed alla controparte sottoscrittrice.
Sistema di Conservazione Digitale, a norma di legge, in full outsourcing sui nostri sistemi.
VANTAGGI
- Miglioramento del processo maggior efficienza nella gestione delle note spese
- Semplicità e sicurezza nel controllo delle autonomie di spesa
- Mappatura dei processi autorizzativi delle spese ed eventuali eccezioni gestite
- Velocità nella ricezione dei giustificativi di spesa che permettono la gestione dei rimborsi in busta paga in tempi utili
- Diminuzione dei rischi di perdita o illeggibilità, la digitalizzazione consente una tenuta ordinata e leggibile nel tempo degli scontri che sono elementi probatori per la detrazione fiscale
- Efficienza delle risorse e riduzione dei costi, le attività dell’ufficio del personale vengono velocizzate perchè la documentazione arriva già digitalizzata ed organizzata