ESIGENZA
L’azienda è un importante gruppo italiano specializzato nella produzione di gelati e pasticceria congelata, che si trova ad affrontare picchi di lavoro stagionali, di conseguenza aveva espresso l’esigenza di dematerializzare il processo di assunzione dei propri dipendenti, e la relativa gestione di documentazione e modulistica HR. Dall’attività di analisi sono stati individuati due ambiti di interesse per il perimetro iniziale del progetto:
1. Firma di contratti di dipendenti stagionali, circa 300 contratti per un volume di circa 1000 documenti all’anno.
2. Firma dell’azienda di contratti somministrati, gestiti da agenzie terze circa 450 contratti per un volume di circa 1800 documenti all’anno.
OBIETTIVI
Velocizzare il processo di ONBOARDING dei dipendenti:
- Delocalizzando l’attività di sottoscrizione dei documenti
- Eliminando o comunque riducendo al minimo l’utilizzo della carta
- Mantenendo alto il livello di sicurezza e conformità legale del processo
- Semplificando il controllo delle informazioni, il processo digitale permette di verificare all’origine la compilazione dei campi obbligatori e la presenza di tutte le firme che rendono valido il documento
DOCUMENTI COINVOLTI NEL PROCESSO
• Contratto di assunzione
• Contratto di somministrazione lavoro
• Dichiarazione sostitutiva del certificato di residenza e domicilio
• Dichiarazione di responsabilità (legge 92/12 art. 4 – comma16)
• Modulo per detrazione d’imposta (art.12-13 DPR 917/86)
• Modulo di richiesta accredito stipendio con bonifico bancario
• Dispetto all’obbligo di destinazione del TFR
• Scelta per la destinazione del TFR
• Modulo per informazione e Formazione dei lavoratori
• Modulo di richiesta Remote Working
• Modulo di richiesta per il lavoro part time
• Moduli per telelavoro
• Modulo per la richiesta di Part time
• Modulo per la consegna/restituzione auto aziendale
• Modulo la consegna/restituzione del telefono aziendale
• Opuscoli in materia di sicurezza sul lavoro, della salute e della sicurezza della lavoratrici madri,
• Informativa sul codice disciplinare e sul regolamento aziendale, piano formativo)
• Informativa/consenso privacy
SCALABILITÀ DELLA SOLUZIONE
Requisito indispensabile della soluzione il poter essere estesa in futuro ad altre tipologie documentali.
LA NOSTRA SOLUZIONE
Credemtel ha elaborato una soluzione basata su una piattaforma integrata con il sistema dell’azienda, che permette, a seguito della creazione dei documenti elettronici, l’attivazione di un workflow approvativo e l’apposizione delle firme previste da parte del proprio personale ed eventualmente di attori terzi, sia su Tablet che su PC.
I servizi Credemtel coinvolti nel processo sono:
La soluzione di firma che consente di gestire tutte le tipologie di sottoscrizione elettronica dalla firma digitale alla FEA. La scelta del tipo di firma avviene in base al documento oggetto del processo ed alla controparte sottoscrittrice.
Piattaforma documentale per la pubblicazione e la condivisione della documentazione all’interno e all’esterno dell’azienda.
Sistema di Conservazione Digitale, a norma di legge, in full outsourcing sui nostri sistemi.
VANTAGGI
• Miglioramento del processo anche in termini di rapidità di predisposizione e di fruibilità della documentazione
• Semplicità e sicurezza nel controllo delle sottoscrizioni
• Mappatura dei processi di gestione della documentazione di assunzione e di gestione del personale individuando un processo guidato per i dipendenti di tutti i campi obbligatori di ogni singolo documento
• Modulistica sempre aggiornata in linea con le policy aziendali.
• Tracciatura dei processi di onboarding, reportistica automatizzata
• Maggior velocità nello scambio documentale e nella ricerca di documenti in archivio
• Sicurezza e riservatezza delle informazioni.