ESIGENZA
L‘Azienda è attiva sul mercato dagli anni 70 ed è specializzata nella distribuzione e trasformazione di acciaio inossidabile, nel corso degli anni è diventata Leader nel mercato italiano ed europeo.
Attraverso la ricerca continua di soluzioni innovative, ha raggiunto un elevato standard qualitativo di assortimento offrendo una gamma completa di prodotti, l’attenzione per l’innovazione li ha portati a valutare soluzioni di gestione digitale anche in ambito amministrativo e logistico.
- Direttore di Funzione
- Ufficio Legale
- Controparte
- Direttore Amministrazione Finanza e Controllo
- Uffico Contabilità
- Logistica
OBIETTIVI
L’azienda aveva la necessità di dematerializzare la documentazione relativa alla consegna di merce, oltre al raggiungimeno degli obiettivi primari del progetto (dematerializzazione dei documenti e loro archiviazione con possibilità di recuperare velocemente le informazioni di interesse) la soluzione proposta consente di rendere più efficiente l’attuale processo di gestione dei documenti, che ad oggi comporta un intervento umano significativo.
Inoltre la possibilità di raccogliere remotamente la firma del destinatario consente di gestire l’obbligo normativo di comprovare l’avvenuta consegna internazionale mediante l’apposizione di sottoscrizione su apposito documento di “Dichairazione di avvenuta consegna merce”.
In questo modo oltre a garantire la reperibilità di informazioni che prima del progetto risiedevano in archivi cartacei difficilmente consultabili, si sopperisce al problema di documenti perduti o danneggiati durante il trasporto e si favorisce la riduzione dei tempi di verifica nel caso di contestazione, che ad oggi possono comportare ritardi nei controlli.
DOCUMENTI COINVOLTI NEL PROCESSO
I documenti individuati consentono una completa digitalizzazione del processo di consegna del Clienti, nello spcifico parliamo di 3 tipologie di cessione:
• Spedizioni nazionali:
DDT
• Spedizioni internazionali con transit point:
DDT, Packing List, CMR , Dichiarazione per spedizioni internazionali
• Spedizioni internazionali dirette:
Packing List, CMR, Dichiarazione per spedizioni internazionali
LA NOSTRA SOLUZIONE SCALABILE
Requisito indispensabile della soluzione il poter essere estesa in futuro ad altre tipologie documentali ed in grado di gestire volumi significativi.
Abbiamo elaborato una soluzione basata su una piattaforma integrata con il sistema dell’azienda che permette, a seguito della creazione dei documenti elettronici, l’attivazione di un workflow approvativo e l’apposizione delle firme da parte di tutti gli attori del processo:
- il vettore potrà apporre la propria firma in fase di carico;
- l’operatore dell’acquirente della merce potrà validare l’avvenuta consegna.
I PRINCIPALI STEP DI PROCESSO
- Emissione documento di trasporto
Il gestionale del Cliente genera i documenti da firmare, contenenti le informazioni di interesse del documento di trasporto relativi alla vendita in essere, in seguito all’inserimento/conferma di tali dati da parte di un operatore del Cliente presso su sistema del Cliente.
In funzione della tipologia di consegna, possono essere generati uno o più documenti:
- Consegna nazionale: solo DDT;
- Consegna internazionale: DDT (eventuali) + CMR + Packing List + Dichiarazione di “Avvenuta Consegna Merce”
Tutti i documenti indicati vengono prodotti dal gestionale del cliente in formato PDF e strutturato XML, per ottimizzare il riconoscimento e l’indicizzazione.
- Visualizzazione del documento su portale web
L’operatore del Cliente può visualizzare, da portale web, i documenti indicizzati con i metadati di riferimento (tipo documento, numero documento, data documento, identificativo della controparte, indirizzo di consegna, numero colli, peso).
- Visualizzazione del documento sul device di firma
Utilizzando il tablet, l’operatore potrà visualizzare e selezionare i documenti da far firmare al vettore, per attestare la presa in carico.
- Firma dei documenti
I documenti selezionati vengono sottoposti alla firma massiva del vettore. In ogni caso il vettore ha la possibilità di visualizzare il pdf del singolo documento mediante opportuna selezione.
- Generazione del documento digitale firmato
Vengono create dall’applicativo in formato PDF le copie firmate del ddt e, se presente, degli ulteriori documenti di interesse per la consegna. E’ possibile inviare in stampa qualsiasi documento presente sul portale mediante selezione di apposito bottone.
- Notifica al destinatario
Nel caso di consegna internazionale, la piattaforma invia al destinatario finale una mail contenente un link attivo, selezionando il quale è possibile aprire remotamente su piattaforma di firma il documento creato unendo Packing List, CMR e Dichiarazione relativi a quella spedizione. Il link è personalizzato per destinatario e ne include automaticamente l’identificazione. La stessa notifica può essere essere fornita per i documenti ddt, nel caso di consegna nazionale.
- Firma di accettazione consegna
Cliccando sul link ed aprendo il pdf del documento via web su piattaforma Credemtel, il destinatario potrà inserire il proprio Nome e Cognome e accettare la ricezione. In questo modo la piattaforma riporta sulla Dichiarazione i dati raccolti (Nome e Cognome) e appone una Firma Elettronica sul documento finale.
- Eventuale sollecito
In caso di mancata accettazione, la Piattaforma invia una mail di sollecito alla controparte per ricordare le attività di validazione richieste, i solleciti possono ripetersi fino ad avvenuta firma del documento. La freqenza di invio è configurabile.
- Ritorno al sistema del Cliente
La copia del pdf firmato viene restituita verso i sistemi del Cliente per alimentare i propri sistemi documentali.
Nei magazzini esterni la firma del vettore (punto 4) è invece raccolta su copia certace, che poi viene poi scansionata ed inviata per e-mail al Cliente, l’email ed il relativo allegato viene inviata in conservazione digitale.
I servizi Credemtel coinvolti nel processo sono:
La soluzione di firma che consente di gestire tutte le tipologie di sottoscrizione elettronica dalla firma digitale alla FEA. La scelta del tipo di firma avviene in base al documento oggetto del processo ed alla controparte sottoscrittrice.
Piattaforma documentale per la pubblicazione e la condivisione della documentazione all’interno e all’esterno dell’azienda.
Sistema di Conservazione Digitale, a norma di legge, in full outsourcing sui nostri sistemi.
VANTAGGI
- Miglioramento del processo perchè consente di gestire una puralità di attori, permettendo di raccogliere diverse prove documentali a supporto in base al tipo di processo gestito
- Semplicità e sicurezza nel controllo delle sottoscrizioni
- Mappatura dei processi individuando un iter guidato per tutti gli attori coinvolti
- Diminuzione degli errori e controllo automatico della compilazione di tutti i campi obbligatori di ogni singolo documento
- Modulistica sempre aggiornata in linea con le policy aziendali.
- Tracciatura dei processi di Onboarding, reportistica automatizzata
- Maggior velocità nello scambio documentale e nella ricerca di documenti in archivio
- Sicurezza e riservatezza delle informazioni.
- Prova Documentale