ESIGENZA

L’Azienda è la filiale italiana di grande gruppo giapponese specializzato in elettronica e gaming, che si trova a gestire un importante mole di documentazione contrattuale con i proprio clienti e fornitori. La gestione del processo su carta genera una notevole dispersione di risorse e si presta ad errori operativi difficilmente controllabili. Dall’attività di analisi è stato definito il processo di gestione e firma dei contratti fornitori, le funzioni coinvolte sono riportate di seguito:

  • Direttore di Funzione
  • Ufficio Legale
  • Controparte
  • Direttore Finance
  • General Manager
  • Consulente Sicurezza sul Lavoro

OBIETTIVI

Eliminare o ridurre al minimo l’utilizzo della carta andando a:

  • Delocalizzare l’attività di sottoscrizione dei contratti
  • Velocizzare la predisposizion e la furibilità di documenti attraverso l’uso di modeli condivisi
  • Mantenenere alto il livello di sicurezza e conformità legale del processo attraverso un workflow autorizzativo che identifica i soggetti coinvolti nel processo
  • Condividere in tempo reale la documentazione sottoscritta
  • Abbassare i rischi operativi legati alla incompleta compilazione della documentazio o alla mancata sottoscrizione di specifiche clausole. Il processo consente anche di gestire campi obbligatori

DOCUMENTI COINVOLTI NEL PROCESSO

• Informativa pre-contrattuale
• Condizioni generali di contratto
• Nomina del fornitore quale “Responsabile esterno del trattamento dati personali”
• Standard Etici
• Accordo di Riservatezza
• Autocertificazione di idoneità tecnica professionale

• Progetto Tecnico
• Ordine
• Consenso Privacy
• Mandato Sepa
• Dichiarazione ai sensi del D.Lgs.vo 231/01
• Impegno alla riservatezza delle informazioni e tutela del software

LA NOSTRA SOLUZIONE SCALABILE

Requisito indispensabile della soluzione il poter essere estesa in futuro ad altre tipologie documentali ed in grado di gestire volumi significativi.

Abbiamo elaborato una soluzione basata su una piattaforma integrata con il sistema dell’azienda che permette, a seguito della creazione dei documenti elettronici, l’attivazione di un workflow approvativo e l’apposizione delle firme

  • Nel dettaglio il processo prevede i seguenti step: L’operatore preposto compila un nuovo documento a partire da un modulo preconfigurato inserendo le informazioni di interesse come ad esempio:
  1. Funzione e nominativo del richiedente,
  2. Ragione sociale e codice fornitore , indirizzo mail/pec del fornitore per invio automatico del contratto firmato
  3. Oggetto ed importo del contratto
  4. Data inizio e scadenza attività
  5. Descrizione dell’attività

  • La piattaforma attribuisce automaticamente un numero di protocollo e la data, tali attributi saranno associati al documento ed ai relativi allegati che verranno aggiunti anche nelle successive di processo.
  • Il documento generato viene firmato digitalmente dal Direttore di Funzione corrispondente con una Firma Elettronica Semplice (FES) abilitata da OTP ricevuto via SMS.
  • Una notifica via mail ingaggia in sequenza l’Ufficio Legale ed il Consulente per la Sicurezza sul Lavoro che, selezionando apposito link presente nel corpo della mail, potranno visualizzare il documento e confermarne la validazione mediante apposizione di FES con OTP.
  • La piattaforma invia una comunicazione dedicata alla controparte (Fornitore) a mezzo pec contenente il link al pacchetto dei documenti costituito al punto precedente e gli consente di visualizzare i documenti e procedere con le firme che lo riguardano.
  • Il processo di sottoscrizione termina con il Direttore Finance che, ricevuta una notifica via mail, procede all’apposizione della sua firma al documento.
  • I documenti così compilati e firmati vengono veicolati su piattaforma documentale, ove poterli facilmente consultare, ed inviati al Sistema di Conservazione

I servizi Credemtel coinvolti nel processo sono:

GAW SIGN

La soluzione di firma che consente di gestire tutte le tipologie di sottoscrizione elettronica dalla firma digitale alla FEA. La scelta del tipo di firma avviene in base al documento oggetto del processo ed alla controparte sottoscrittrice.

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GAW 3.0

Piattaforma documentale per la pubblicazione e la condivisione della documentazione all’interno e all’esterno dell’azienda.

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GEDCONS

Sistema di Conservazione Digitale, a norma di legge, in full outsourcing sui nostri sistemi.

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VANTAGGI

  • Miglioramento del processo anche in termini di rapidità di predisposizione e di fruibilità della documentazione
  • Semplicità e sicurezza nel controllo delle sottoscrizioni
  • Mappatura dei processi di gestione dei fornitori individuando un iter guidato per tutti gli attori coinvolti
  • Diminuzione degli errori e controllo automatico della compilazione di tutti i campi obbligatori di ogni singolo documento
  • Modulistica sempre aggiornata in linea con le policy aziendali.
  • Tracciatura dei processi di Onboarding, reportistica automatizzata
  • Maggior velocità nello scambio documentale e nella ricerca di documenti in archivio
  • Sicurezza e riservatezza delle informazioni.