Ottimizzazione dei processi di gestione documentale e comunicazioni interne per Termotecnica Industriale Srl

Quando ci si ritrova a dover gestire un aumento del personale e la diversificazione delle sedi operative, si rende necessaria la razionalizzazione e automatizzazione del processo di emissione e distribuzione delle buste paga, soprattutto se precedentemente veniva gestito manualmente e questo processo comportava ritardi nella consegna, errori e una significativa quantità di risorse umane impiegate mensilmente per l’attività.

È successo a Termotecnica Industriale Srl, azienda specializzata nello sviluppo di soluzioni custom per rispondere a specifiche esigenze di business nel settore dell’impiantistica industriale, che ha visto il proprio organico raddoppiare da 50 a 100 persone negli dopo l’acquisizione degli stabilimenti di Magenta e Camponogara (VE) a seguito della incorporazione di STF, Pensotti FCL e Tecnoconsulting

Le persone erano dislocate sia negli uffici operativi degli stabilimenti che nei cantieri che vengono aperti presso i clienti per l’installazione e messa in opera delle caldaie industriali che progetta e realizza on site. Per questo motivo ci serviva uno strumento digitale per l’efficientamento.

Sig. Ottavio Saporiti
IT Manager e CFO

La necessità è quella di snellire l’attività mensile di consegna delle buste paga del referente amministrativo e permettere ai dipendenti di avere uno spazio proprio dove gestire cedolini e comunicazioni aziendali.

Così decide di attivare lo strumento APP MyNet di Credemtel partendo, come piano di efficientamento, dal modulo Armadietto per migliorare l’intero sistema di produzione, stampa e consegna dei cedolini paga dei dipendenti. Processo che avveniva con stampa fisica e consegna manuale dei cedolini causando inevitabili lungaggini di consegna, errori e passaggi fisici di delega ad altri dipendenti per la consegna del documento a tutte le risorse aziendali.

“L’intero procedimento (non gestibile via mail) impegnava da 2 a 4 gg uomo mese con inevitabili complicazioni per il personale amministrativo coinvolto, peraltro in una operatività poco gratificante.”

Sig. Ottavio Saporiti
IT Manager e CFO

ORGANIZZAZIONE DOCUMENTALE E COMUNICAZIONI INTERNE ALLA PORTATA DI TUTTI

La soluzione proposta consiste in un’applicazione, accessibile tramite tablet o smartphone, che consente ai dipendenti di consultare quotidianamente i loro documenti aziendali e le comunicazioni interne. L’azienda fornisce questa app ai dipendenti per installarla sui loro dispositivi personali, permettendo loro di accedere facilmente ai documenti e alle comunicazioni aziendali in un’unica interfaccia intuitiva.

Questa applicazione trasmette i dati aggregati all’amministrazione in tempo reale, semplificando la gestione delle comunicazioni e ottimizzando i tempi di risposta. Inoltre, un modulo armadietto è stato implementato per condividere e gestire la documentazione aziendale in modo tracciabile e sicuro. Questo modulo consente anche la firma digitale dei documenti direttamente dall’app, garantendo la validità legale delle firme.

“Abbiamo scelto questa soluzione con l’obiettivo di semplificare la gestione dei documenti e potenziare l’efficienza delle comunicazioni interne all’azienda. Ciò ci consente di ottimizzare i flussi di lavoro e di concentrare le risorse su attività più strategiche, contribuendo così al continuo miglioramento delle nostre operazioni aziendali.”

Titolare Sig. Massimo Carucci

Tra le funzionalità e i benefici principali dell’applicazione vi sono:

  • Organizzazione di tutti i documenti aziendali in una struttura a cartelle accessibile a tutti i dipendenti.

  • Possibilità di condividere documenti con l’intera azienda, gruppi specifici o singoli utenti.

  • Caricamento rapido e distribuzione automatica dei documenti.

  • Opzione per richiedere conferme di lettura tramite messaggi pop-up o firme digitali.

  • Tracciamento delle visualizzazioni dei documenti per monitorare chi ha visualizzato quali documenti e quando.

  • Possibilità di assegnare ruoli di amministratore per la gestione delle cartelle.

  • Moduli per la compilazione di formulari digitali direttamente dall’app, con opzione di firma digitale prima dell’invio.

  • Notifiche push per informare i dipendenti dei nuovi documenti caricati.

  • Questa soluzione è stata sviluppata per semplificare la gestione documentale e migliorare l’efficienza delle comunicazioni interne all’azienda.

Benefici del progetto

EFFICIENTAMENTO DEL PROCESSO

tra arrivo dell’ordine cliente a caricamento ordine a gestionale che passa dalle 24h pre-bot ad 1h del processo attuale

ELIMINAZIONE DI ERRORI E TEMPI MORTI

L’utilizzo della App MyNet nell’operazione di produzione e invio dei cedolini paga consente l’eliminazione degli errori e tempi morti legati all’operatività manuale di stampa e consegna manuale

Implementando questa soluzione, abbiamo notato un significativo aumento dell’engagement delle nostre risorse, le quali ora possono dedicarsi con maggiore entusiasmo a iniziative più stimolanti come nuovi progetti, gestione delle risorse umane, e miglioramento della qualità aziendale.

Sig. Massimo Carucci
Titolare

Chi è Termotecnica Industriale Srl

Termotecnica Industriale S.r.l. nasce nel 1982 dall‘esperienza della famiglia Carucci nella progettazione e posa in opera di impianti industriali. L’Azienda è specializzata nello sviluppo di soluzioni custom per rispondere a specifiche esigenze di business nel settore dell’impiantistica industriale. Dallo studio di fattibilità alle pratiche di certificazione e collaudo, l’azienda si distingue oggi per la capacità di realizzare, con formula chiavi in mano, impianti termotecnici di ogni genere corredati di avanzati sistemi di controllo per la completa automazione della gestione di impianto anche grazie all’acquisizione nel 2019 della business unit caldaie della STF BOILERS&HRSG e Pensotti FCL.

Attualmente può contare sul contributo di circa 100 dipendenti, tra ingegneri, disegnatori, softwaristi, tecnici amministrativi e commerciali, saldatori qualificati, tubisti, carpentieri, elettricisti e strumentisti specializzati. Parte integrante dell‘Azienda sono i 1600 mq di uffici completamente informatizzati, una moderna officina attrezzata di oltre 5000 mq e 600 mq di magazzino. La completezza di mezzi e attrezzature consente di eseguire ogni tipo di lavorazione, garantendo il Cliente oltre che nella realizzazione dell‘impianto, anche nel servizio di assistenza post vendita.

Fatturato Ek 25.188 (2022) Dipendenti 100 (2023) Sedi Sede Amministrativa Milano Sedi Operative Magenta, Battipaglia

Iservizi Credemtel coinvolti nel processo sono:

App MyNet

App MyNet è lo strumento che promuove la condivisione, potenzia l’engagement delle persone e ottimizza l’efficienza e l’interazione sul posto di lavoro.

Con le sue diverse funzionalità è l’alleato ideale per una comunicazione interna efficace ed efficiente.