L‘Azienda è attiva sul mercato dagli anni 70 ed è specializzata nella distribuzione e trasformazione di acciaio inossidabile, nel corso degli anni è diventata Leader nel mercato italiano ed europeo.
Attraverso la ricerca continua di soluzioni innovative, ha raggiunto un elevato standard qualitativo di assortimento offrendo una gamma completa di prodotti, l’attenzione per l’innovazione li ha portati a valutare soluzioni di gestione digitale anche in ambito amministrativo e logistico.
L’azienda aveva la necessità di dematerializzare la documentazione relativa alla consegna di merce, oltre al raggiungimeno degli obiettivi primari del progetto (dematerializzazione dei documenti e loro archiviazione con possibilità di recuperare velocemente le informazioni di interesse) la soluzione proposta consente di rendere più efficiente l’attuale processo di gestione dei documenti, che ad oggi comporta un intervento umano significativo.
Inoltre la possibilità di raccogliere remotamente la firma del destinatario consente di gestire l’obbligo normativo di comprovare l’avvenuta consegna internazionale mediante l’apposizione di sottoscrizione su apposito documento di “Dichairazione di avvenuta consegna merce”.
In questo modo oltre a garantire la reperibilità di informazioni che prima del progetto risiedevano in archivi cartacei difficilmente consultabili, si sopperisce al problema di documenti perduti o danneggiati durante il trasporto e si favorisce la riduzione dei tempi di verifica nel caso di contestazione, che ad oggi possono comportare ritardi nei controlli.
I documenti individuati consentono una completa digitalizzazione del processo di consegna del Clienti, nello spcifico parliamo di 3 tipologie di cessione:
• Spedizioni nazionali:
DDT
• Spedizioni internazionali con transit point:
DDT, Packing List, CMR , Dichiarazione per spedizioni internazionali
• Spedizioni internazionali dirette:
Packing List, CMR, Dichiarazione per spedizioni internazionali
Requisito indispensabile della soluzione il poter essere estesa in futuro ad altre tipologie documentali ed in grado di gestire volumi significativi.
Abbiamo elaborato una soluzione basata su una piattaforma integrata con il sistema dell’azienda che permette, a seguito della creazione dei documenti elettronici, l’attivazione di un workflow approvativo e l’apposizione delle firme da parte di tutti gli attori del processo:
Il gestionale del Cliente genera i documenti da firmare, contenenti le informazioni di interesse del documento di trasporto relativi alla vendita in essere, in seguito all’inserimento/conferma di tali dati da parte di un operatore del Cliente presso su sistema del Cliente.
In funzione della tipologia di consegna, possono essere generati uno o più documenti:
Tutti i documenti indicati vengono prodotti dal gestionale del cliente in formato PDF e strutturato XML, per ottimizzare il riconoscimento e l’indicizzazione.
L’operatore del Cliente può visualizzare, da portale web, i documenti indicizzati con i metadati di riferimento (tipo documento, numero documento, data documento, identificativo della controparte, indirizzo di consegna, numero colli, peso).
Utilizzando il tablet, l’operatore potrà visualizzare e selezionare i documenti da far firmare al vettore, per attestare la presa in carico.
I documenti selezionati vengono sottoposti alla firma massiva del vettore. In ogni caso il vettore ha la possibilità di visualizzare il pdf del singolo documento mediante opportuna selezione.
Vengono create dall’applicativo in formato PDF le copie firmate del ddt e, se presente, degli ulteriori documenti di interesse per la consegna. E’ possibile inviare in stampa qualsiasi documento presente sul portale mediante selezione di apposito bottone.
Nel caso di consegna internazionale, la piattaforma invia al destinatario finale una mail contenente un link attivo, selezionando il quale è possibile aprire remotamente su piattaforma di firma il documento creato unendo Packing List, CMR e Dichiarazione relativi a quella spedizione. Il link è personalizzato per destinatario e ne include automaticamente l’identificazione. La stessa notifica può essere essere fornita per i documenti ddt, nel caso di consegna nazionale.
Cliccando sul link ed aprendo il pdf del documento via web su piattaforma Credemtel, il destinatario potrà inserire il proprio Nome e Cognome e accettare la ricezione. In questo modo la piattaforma riporta sulla Dichiarazione i dati raccolti (Nome e Cognome) e appone una Firma Elettronica sul documento finale.
In caso di mancata accettazione, la Piattaforma invia una mail di sollecito alla controparte per ricordare le attività di validazione richieste, i solleciti possono ripetersi fino ad avvenuta firma del documento. La freqenza di invio è configurabile.
La copia del pdf firmato viene restituita verso i sistemi del Cliente per alimentare i propri sistemi documentali.
Nei magazzini esterni la firma del vettore (punto 4) è invece raccolta su copia certace, che poi viene poi scansionata ed inviata per e-mail al Cliente, l’email ed il relativo allegato viene inviata in conservazione digitale.
I servizi Credemtel coinvolti nel processo sono:
La soluzione di firma che consente di gestire tutte le tipologie di sottoscrizione elettronica dalla firma digitale alla FEA. La scelta del tipo di firma avviene in base al documento oggetto del processo ed alla controparte sottoscrittrice.
Piattaforma documentale per la pubblicazione e la condivisione della documentazione all’interno e all’esterno dell’azienda.
Sistema di Conservazione Digitale, a norma di legge, in full outsourcing sui nostri sistemi.
L’Azienda è un gruppo della GDO, con presenza capillare nel Sud Italia con una rete distributiva di oltre 400 supermercati a diversa insegna, diretti o affiliati, in Puglia, Campania, Molise, Basilicata e Calabria, da oltre 30 anni associato ad una delle più importanti centrali di acquisto italiane dell’EMD e il maggiore gruppo commerciale europeo con sede a Berlino. La gestione efficace del proprio assortimento, costantemente potenziato, la ricerca di poli produttivi di eccellenza nel campo agroalimentare e l’ammodernamento continuo dei propri negozi sono i fattori che hanno reso questo gruppo, una realtà leader in Italia nel settore della distribuzione organizzata.
Per assicurare il corretto funzionamento e la fruibilità dei punti vendita e garantire la piena soddisfazione del consumatore finale, il Gruppo è solito inviare il proprio team di esperti e professionisti con competenze tecniche specifiche, personale “in trasferta” che ha spese di trasporto, di vitto e alloggio. La difficoltà nella compilazione e gestione manuale della nota spese dei propri dipendenti li ha spinti a rivolgersi a noi per valutare una soluzione digitale.
L’intenzione del gruppo è di estendere l’uso del servizio estenderla a qualunque dipendente abbia la necessità di rendicontare le proprie trasferte.
Velocizzare la rendicontazione delle spese di trasferta e gestire in modo strutturato le autonomie di spesa riducendo al minimo le criticità dell’attuale processo attraverso:
La nostra proposta è stata GAW NS, una soluzione web based completa di App compatibile sia con il mondo Andorid che IOS che permette di fotografare con lo smartphone il documento di spesa (scontrino, fattura, ricevuta) e inviarlo direttamente a Credemtel per la sua elaborazione automatica.
La soluzione ha trovato applicazione all’interno del gruppo coinvolgendo diverese aree, in prima battuta 15 persone tra forza vendita e tecnici, poi abbiamo esteso il progetto a tutta la forza vendita i tecnici i trasportatori e tutti coloro che si occupano della logistica.
Nel dettaglio il processo prevede i seguenti step
I servizi Credemtel coinvolti nel processo sono:
La soluzione di firma che consente di gestire tutte le tipologie di sottoscrizione elettronica dalla firma digitale alla FEA. La scelta del tipo di firma avviene in base al documento oggetto del processo ed alla controparte sottoscrittrice.
Piattaforma documentale per la pubblicazione e la condivisione della documentazione all’interno e all’esterno dell’azienda.
Sistema di Conservazione Digitale, a norma di legge, in full outsourcing sui nostri sistemi.
L’azienda è un importante Gruppo Italiano del Food che ha digitalizzato con Credemtel il processo di assunzione dei propri dipendenti Stagionali e la relativa gestione di documentazione e modulistica HR. La completa digitalizzazione della documentazione di più recente produzione li ha portati a ragionare sull’opportunità di mettere in sicurezza l’archivio cartaceo
L’archivio infatti comportava alcune criticità importanti, classiche della tenuta cartacea della documentazione che esponeva l’azienda a costi e rischi operativi quali:
1. C.P.I. Certificato Prevenzione Incendi: Per depositi di carta, cartone, e prodotti cartotecnici nonché depositi per la cernita della carta usata, di stracci di cascami e fibre tessili superiori a 50 q.li esiste una specifica normativa che richiede dei C.P.I. particolari ed estremamente «costosi da ottenere»
2. Disorganizzazione e costi del personale La documentazione pregressa era tenuta era stoccata in un magazzino ai fini archivistici in maniera poco strutturata e difficilmente ritrovabile. Nonché archiviata in pallet con facilità di deterioramento dei documenti e difficoltà di ricerca.
Messa in sicurezza dell’archivio, efficienza nalle gestione del personale e degli spazi :
Ci siamo occupati della presa in carico di di 175 Pallet di documenti presenti nell’archivio di deposito, abbiamo predisposto la fornitura di scatole per l’organizzazione della documentazione non organizzata su palltet .
La documentazione è stata porta in archivi di deposito certificati, in caso di necessità siamo in grado di fornire l’origniale del documento in un arco temporale concordato con il cliente.
In base alla tipologia documentale e delle tempistiche di tenuta concordate ci occupremo anche dello scarto e macero della documentazione obsoleta.
I servizi Credemtel coinvolti nel processo sono:
La soluzione di firma che consente di gestire tutte le tipologie di sottoscrizione elettronica dalla firma digitale alla FEA. La scelta del tipo di firma avviene in base al documento oggetto del processo ed alla controparte sottoscrittrice.
Piattaforma documentale per la pubblicazione e la condivisione della documentazione all’interno e all’esterno dell’azienda.
Sistema di Conservazione Digitale, a norma di legge, in full outsourcing sui nostri sistemi.
• Sicurezza dell’Archivio
• Riduzione dei costi del personale per stoccaggio e ricerca documenti
• Certezza dei costi annuali di deposito
• Semplicità e Velocità di recupero della documentazione attravesro la scansione e l’invio a mezzo mail o l’invio del cartaceo originale.
L’Azienda è la filiale italiana di grande gruppo giapponese specializzato in elettronica e gaming, che si trova a gestire un importante mole di documentazione contrattuale con i proprio clienti e fornitori. La gestione del processo su carta genera una notevole dispersione di risorse e si presta ad errori operativi difficilmente controllabili. Dall’attività di analisi è stato definito il processo di gestione e firma dei contratti fornitori, le funzioni coinvolte sono riportate di seguito:
Eliminare o ridurre al minimo l’utilizzo della carta andando a:
• Informativa pre-contrattuale
• Condizioni generali di contratto
• Nomina del fornitore quale “Responsabile esterno del trattamento dati personali”
• Standard Etici
• Accordo di Riservatezza
• Autocertificazione di idoneità tecnica professionale
• Progetto Tecnico
• Ordine
• Consenso Privacy
• Mandato Sepa
• Dichiarazione ai sensi del D.Lgs.vo 231/01
• Impegno alla riservatezza delle informazioni e tutela del software
Requisito indispensabile della soluzione il poter essere estesa in futuro ad altre tipologie documentali ed in grado di gestire volumi significativi.
Abbiamo elaborato una soluzione basata su una piattaforma integrata con il sistema dell’azienda che permette, a seguito della creazione dei documenti elettronici, l’attivazione di un workflow approvativo e l’apposizione delle firme
I servizi Credemtel coinvolti nel processo sono:
La soluzione di firma che consente di gestire tutte le tipologie di sottoscrizione elettronica dalla firma digitale alla FEA. La scelta del tipo di firma avviene in base al documento oggetto del processo ed alla controparte sottoscrittrice.
Piattaforma documentale per la pubblicazione e la condivisione della documentazione all’interno e all’esterno dell’azienda.
Sistema di Conservazione Digitale, a norma di legge, in full outsourcing sui nostri sistemi.
L’azienda è un importante gruppo italiano specializzato nella produzione di gelati e pasticceria congelata, che si trova ad affrontare picchi di lavoro stagionali, di conseguenza aveva espresso l’esigenza di dematerializzare il processo di assunzione dei propri dipendenti, e la relativa gestione di documentazione e modulistica HR. Dall’attività di analisi sono stati individuati due ambiti di interesse per il perimetro iniziale del progetto:
1. Firma di contratti di dipendenti stagionali, circa 300 contratti per un volume di circa 1000 documenti all’anno.
2. Firma dell’azienda di contratti somministrati, gestiti da agenzie terze circa 450 contratti per un volume di circa 1800 documenti all’anno.
Velocizzare il processo di ONBOARDING dei dipendenti:
• Contratto di assunzione
• Contratto di somministrazione lavoro
• Dichiarazione sostitutiva del certificato di residenza e domicilio
• Dichiarazione di responsabilità (legge 92/12 art. 4 – comma16)
• Modulo per detrazione d’imposta (art.12-13 DPR 917/86)
• Modulo di richiesta accredito stipendio con bonifico bancario
• Dispetto all’obbligo di destinazione del TFR
• Scelta per la destinazione del TFR
• Modulo per informazione e Formazione dei lavoratori
• Modulo di richiesta Remote Working
• Modulo di richiesta per il lavoro part time
• Moduli per telelavoro
• Modulo per la richiesta di Part time
• Modulo per la consegna/restituzione auto aziendale
• Modulo la consegna/restituzione del telefono aziendale
• Opuscoli in materia di sicurezza sul lavoro, della salute e della sicurezza della lavoratrici madri,
• Informativa sul codice disciplinare e sul regolamento aziendale, piano formativo)
• Informativa/consenso privacy
Requisito indispensabile della soluzione il poter essere estesa in futuro ad altre tipologie documentali.
Credemtel ha elaborato una soluzione basata su una piattaforma integrata con il sistema dell’azienda, che permette, a seguito della creazione dei documenti elettronici, l’attivazione di un workflow approvativo e l’apposizione delle firme previste da parte del proprio personale ed eventualmente di attori terzi, sia su Tablet che su PC.
I servizi Credemtel coinvolti nel processo sono:
La soluzione di firma che consente di gestire tutte le tipologie di sottoscrizione elettronica dalla firma digitale alla FEA. La scelta del tipo di firma avviene in base al documento oggetto del processo ed alla controparte sottoscrittrice.
Piattaforma documentale per la pubblicazione e la condivisione della documentazione all’interno e all’esterno dell’azienda.
Sistema di Conservazione Digitale, a norma di legge, in full outsourcing sui nostri sistemi.
• Miglioramento del processo anche in termini di rapidità di predisposizione e di fruibilità della documentazione
• Semplicità e sicurezza nel controllo delle sottoscrizioni
• Mappatura dei processi di gestione della documentazione di assunzione e di gestione del personale individuando un processo guidato per i dipendenti di tutti i campi obbligatori di ogni singolo documento
• Modulistica sempre aggiornata in linea con le policy aziendali.
• Tracciatura dei processi di onboarding, reportistica automatizzata
• Maggior velocità nello scambio documentale e nella ricerca di documenti in archivio
• Sicurezza e riservatezza delle informazioni.
Per un importante progetto di gestione documentale, Euler Hermes Italia (società del Gruppo Allianz) si è affidata a Credemtel che, grazie all’integrazione di vari servizi e a sviluppi dedicati, ha permesso al cliente di semplificare i propri processi interni grazie alla digitalizzazione.
Le principali esigenze espresse da Euler Hermes in fase progettuale sono state:
Ottimizzazione dei processi
Tempestività e certezza della ricezione delle comunicazioni
Maggior efficienza nella gestione delle comunicazioni
Tracciabilità certificata della ricezione/lettura dei documenti
Massima tutela in caso di contestazioni
Contributo alla retention di portafoglio e acquisizione di ulteriore margine competitivo sui concorrenti diretti
L’obiettivo è stato raggiunto combinando servizi standard di Credemtel a personalizzazioni degli stessi con sviluppi dedicati a Euler Hermes. Gli ambiti toccati dal progetto spaziano dalla conservazione digitale al portale di gestione documentale web, dalla firma digitale all’invio dei documenti alle controparti via email e posta tradizionale.