ESIGENZA


L’Azienda è un  gruppo della GDO, con presenza capillare nel Sud Italia con una rete distributiva di oltre 400 supermercati a diversa insegna, diretti o affiliati, in Puglia, Campania, Molise, Basilicata e Calabria, da oltre 30 anni associato ad una delle più importanti centrali di acquisto italiane dell’EMD e il maggiore gruppo commerciale europeo con sede a Berlino. La gestione efficace del proprio assortimento, costantemente potenziato, la ricerca di poli produttivi di eccellenza nel campo agroalimentare e l’ammodernamento continuo dei propri negozi sono i fattori che hanno reso questo gruppo, una realtà leader in Italia nel settore della distribuzione organizzata.

Per assicurare il corretto funzionamento e la fruibilità dei punti vendita e garantire la piena soddisfazione del consumatore finale, il Gruppo è solito inviare il proprio team di esperti e professionisti con competenze tecniche specifiche, personale “in trasferta” che ha spese di trasporto, di vitto e alloggio. La difficoltà nella compilazione e gestione manuale della nota spese dei propri dipendenti li ha spinti a rivolgersi a noi per valutare una soluzione digitale.

L’intenzione del gruppo è di estendere l’uso del servizio estenderla a qualunque dipendente abbia la necessità di rendicontare le proprie trasferte.

OBIETTIVI


Velocizzare la rendicontazione delle spese di trasferta e gestire in modo strutturato le autonomie di spesa riducendo al minimo le criticità dell’attuale processo attraverso:

  • Unico punto di accesso dei giustificativi di spesa GAWNS: Il gruppo ha circa 200 persone che presentano rimborso alla fine del mese con tempi e modalità molto diverse, con una media di circa 30 giustificativi a persona. Il personale è su varie sedi dell’azienda e quindi un ulteriore complessità nel consegnare il rimborso
  • Controllo dei costi le policy per le spese sono “poco presenti” e soprattutto difficili da controllare se non in maniera totalmente manuale da parte di un operatore
  • Organizzazione e dematerializzazione, la carta genera una complessità di organizzazione ed archiviane della documentazione, inoltre la maggior parte degli scontrini è su carta chimica, cosa che li rendeva illeggibili nel giro di pochi mesi. L’archivio digitale ne assicura la reperibilità e leggibilità nel tempo

LA NOSTRA SOLUZIONE


La nostra proposta è stata GAW NS, una soluzione web based completa di App compatibile sia con il mondo Andorid che IOS che permette di fotografare con lo smartphone il documento di spesa (scontrino, fattura, ricevuta) e inviarlo direttamente a Credemtel per la sua elaborazione automatica.

La soluzione ha trovato applicazione all’interno del gruppo coinvolgendo diverese aree, in prima battuta 15 persone tra forza vendita e tecnici, poi abbiamo esteso il progetto a tutta la forza vendita i tecnici i trasportatori e tutti coloro che si occupano della logistica. 

Nel dettaglio il processo prevede i seguenti step

  • Fotografa e invia: l’utente fotografa il documento di spesa e GAW NS lo invia aCredemtel per la sua elaborazione automatica
  • Approvazione e Monitoraggio: l’approvatore visualizza la Nota Spesa, la approva e predispone il rimborso. Grazie a un pannello di controllo l’azienda può visualizzare la situazion delle richieste e rimborsi di ciascuno dei suoi dipendenti
  • Conservazione Digitale: Credemtel conserva digitalmente tutti i documenti di spesa a garanzia delle parti
  • Esportazione dati verso il gestionale HR: abbiamo creato un flusso di esportazione dati per l’integrazione con il gestionale

I servizi Credemtel coinvolti nel processo sono:

GAW NS

GAW NS, una soluzione web based completa di App compatibile sia con il mondo Andorid che IOS che permette di fotografare con lo smartphone il documento di spesa (scontrino, fattura, ricevuta) e inviarlo direttamente a Credemtel per la sua elaborazione automatica.

GAW SIGN

La soluzione di firma che consente di gestire tutte le tipologie di sottoscrizione elettronica dalla firma digitale alla FEA. La scelta del tipo di firma avviene in base al documento oggetto del processo ed alla controparte sottoscrittrice.

GEDCONS

Sistema di Conservazione Digitale, a norma di legge, in full outsourcing sui nostri sistemi.

VANTAGGI


  • Miglioramento del processo maggior efficienza nella gestione delle note spese
  • Semplicità e sicurezza nel controllo delle autonomie di spesa
  • Mappatura dei processi autorizzativi delle spese ed eventuali eccezioni gestite
  • Velocità nella ricezione dei giustificativi di spesa che permettono la gestione dei rimborsi in busta paga in tempi utili
  • Diminuzione dei rischi di perdita o illeggibilità, la digitalizzazione consente una tenuta ordinata e leggibile nel tempo degli scontri che sono elementi probatori per la detrazione fiscale
  • Efficienza delle risorse e riduzione dei costi, le attività dell’ufficio del personale vengono velocizzate perchè la documentazione arriva già digitalizzata ed organizzata

ESIGENZA


L’azienda è un importante Gruppo Italiano del Food che ha digitalizzato con Credemtel il processo di assunzione dei propri dipendenti Stagionali e la relativa gestione di documentazione e modulistica HR. La completa digitalizzazione della documentazione di più recente produzione li ha portati a ragionare sull’opportunità di mettere in sicurezza l’archivio cartaceo

L’archivio infatti comportava alcune criticità importanti, classiche della tenuta cartacea della documentazione che esponeva l’azienda a costi e rischi operativi quali:

1. C.P.I. Certificato Prevenzione Incendi: Per depositi di carta, cartone, e prodotti cartotecnici nonché depositi per la cernita della carta usata, di stracci di cascami e fibre tessili superiori a 50 q.li esiste una specifica normativa che richiede dei C.P.I. particolari ed estremamente «costosi da ottenere»

2. Disorganizzazione e costi del personale La documentazione pregressa era tenuta era stoccata in un magazzino ai fini archivistici in maniera poco strutturata e difficilmente ritrovabile. Nonché archiviata in pallet con facilità di deterioramento dei documenti e difficoltà di ricerca.

OBIETTIVI


Messa in sicurezza dell’archivio, efficienza nalle gestione del personale e degli spazi :

  • Liberare spazi fisici della logistica oggi occupati da pallet di documenti
  • Mettere norma i propri i depositi non dotati di CPI sopra i 50 q di carta
  • Avere una tenuta ordinata dell’archivio di corrente e dell’archivio di deposito
  • Darsi delle regole interne per la gestione dei documenti cartacei
  • Migliorare in economicità ed efficienza esternalizzando il servizio

LA NOSTRA SOLUZIONE


Ci siamo occupati della presa in carico di di 175 Pallet di documenti presenti nell’archivio di deposito, abbiamo predisposto la fornitura di scatole per l’organizzazione della documentazione non organizzata su palltet .

La documentazione è stata porta in archivi di deposito certificati, in caso di necessità siamo in grado di fornire l’origniale del documento in un arco temporale concordato con il cliente.

In base alla tipologia documentale e delle tempistiche di tenuta concordate ci occupremo anche dello scarto e macero della documentazione obsoleta.

I servizi Credemtel coinvolti nel processo sono:

GAW NS

GAW NS, una soluzione web based completa di App compatibile sia con il mondo Andorid che IOS che permette di fotografare con lo smartphone il documento di spesa (scontrino, fattura, ricevuta) e inviarlo direttamente a Credemtel per la sua elaborazione automatica.

GAW SIGN

La soluzione di firma che consente di gestire tutte le tipologie di sottoscrizione elettronica dalla firma digitale alla FEA. La scelta del tipo di firma avviene in base al documento oggetto del processo ed alla controparte sottoscrittrice.

GEDCONS

Sistema di Conservazione Digitale, a norma di legge, in full outsourcing sui nostri sistemi.

VANTAGGI


Sicurezza dell’Archivio
Riduzione dei costi del personale per stoccaggio e ricerca documenti
Certezza dei costi annuali di deposito
Semplicità e Velocità di recupero della documentazione attravesro la scansione e l’invio a mezzo mail o l’invio del cartaceo originale.

ESIGENZA


L’Azienda è la filiale italiana di grande gruppo giapponese specializzato in elettronica e gaming, che si trova a gestire un importante mole di documentazione contrattuale con i proprio clienti e fornitori. La gestione del processo su carta genera una notevole dispersione di risorse e si presta ad errori operativi difficilmente controllabili. Dall’attività di analisi è stato definito il processo di gestione e firma dei contratti fornitori, le funzioni coinvolte sono riportate di seguito:

  • Direttore di Funzione
  • Ufficio Legale
  • Controparte
  • Direttore Finance
  • General Manager
  • Consulente Sicurezza sul Lavoro

OBIETTIVI


Eliminare o ridurre al minimo l’utilizzo della carta andando a:

  • Delocalizzare l’attività di sottoscrizione dei contratti
  • Velocizzare la predisposizion e la furibilità di documenti attraverso l’uso di modeli condivisi
  • Mantenenere alto il livello di sicurezza e conformità legale del processo attraverso un workflow autorizzativo che identifica i soggetti coinvolti nel processo
  • Condividere in tempo reale la documentazione sottoscritta
  • Abbassare i rischi operativi legati alla incompleta compilazione della documentazio o alla mancata sottoscrizione di specifiche clausole. Il processo consente anche di gestire campi obbligatori

DOCUMENTI COINVOLTI NEL PROCESSO


• Informativa pre-contrattuale
• Condizioni generali di contratto
• Nomina del fornitore quale “Responsabile esterno del trattamento dati personali”
• Standard Etici
• Accordo di Riservatezza
• Autocertificazione di idoneità tecnica professionale

• Progetto Tecnico
• Ordine
• Consenso Privacy
• Mandato Sepa
• Dichiarazione ai sensi del D.Lgs.vo 231/01
• Impegno alla riservatezza delle informazioni e tutela del software

LA NOSTRA SOLUZIONE SCALABILE


Requisito indispensabile della soluzione il poter essere estesa in futuro ad altre tipologie documentali ed in grado di gestire volumi significativi.

Abbiamo elaborato una soluzione basata su una piattaforma integrata con il sistema dell’azienda che permette, a seguito della creazione dei documenti elettronici, l’attivazione di un workflow approvativo e l’apposizione delle firme

  • Nel dettaglio il processo prevede i seguenti step: L’operatore preposto compila un nuovo documento a partire da un modulo preconfigurato inserendo le informazioni di interesse come ad esempio:
  1. Funzione e nominativo del richiedente,
  2. Ragione sociale e codice fornitore , indirizzo mail/pec del fornitore per invio automatico del contratto firmato
  3. Oggetto ed importo del contratto
  4. Data inizio e scadenza attività
  5. Descrizione dell’attività

I servizi Credemtel coinvolti nel processo sono:

GAW NS

GAW NS, una soluzione web based completa di App compatibile sia con il mondo Andorid che IOS che permette di fotografare con lo smartphone il documento di spesa (scontrino, fattura, ricevuta) e inviarlo direttamente a Credemtel per la sua elaborazione automatica.

GAW SIGN

La soluzione di firma che consente di gestire tutte le tipologie di sottoscrizione elettronica dalla firma digitale alla FEA. La scelta del tipo di firma avviene in base al documento oggetto del processo ed alla controparte sottoscrittrice.

GEDCONS

Sistema di Conservazione Digitale, a norma di legge, in full outsourcing sui nostri sistemi.

VANTAGGI


  • Miglioramento del processo anche in termini di rapidità di predisposizione e di fruibilità della documentazione
  • Semplicità e sicurezza nel controllo delle sottoscrizioni
  • Mappatura dei processi di gestione dei fornitori individuando un iter guidato per tutti gli attori coinvolti
  • Diminuzione degli errori e controllo automatico della compilazione di tutti i campi obbligatori di ogni singolo documento
  • Modulistica sempre aggiornata in linea con le policy aziendali.
  • Tracciatura dei processi di Onboarding, reportistica automatizzata
  • Maggior velocità nello scambio documentale e nella ricerca di documenti in archivio
  • Sicurezza e riservatezza delle informazioni.

ESIGENZA


L’azienda è un importante gruppo italiano specializzato nella produzione di gelati e pasticceria congelata, che si trova ad affrontare picchi di lavoro stagionali, di conseguenza aveva espresso l’esigenza di dematerializzare il processo di assunzione dei propri dipendenti, e la relativa gestione di documentazione e modulistica HR. Dall’attività di analisi sono stati individuati due ambiti di interesse per il perimetro iniziale del progetto:

1. Firma di contratti di dipendenti stagionali, circa 300 contratti per un volume di circa 1000 documenti all’anno.

2. Firma dell’azienda di contratti somministrati, gestiti da agenzie terze circa 450 contratti per un volume di circa 1800 documenti all’anno.

OBIETTIVI


Velocizzare il processo di ONBOARDING dei dipendenti:

  • Delocalizzando l’attività di sottoscrizione dei documenti
  • Eliminando o comunque riducendo al minimo l’utilizzo della carta
  • Mantenendo alto il livello di sicurezza e conformità legale del processo
  • Semplificando il controllo delle informazioni, il processo digitale permette di verificare all’origine la compilazione dei campi obbligatori e la presenza di tutte le firme che rendono valido il documento

DOCUMENTI COINVOLTI NEL PROCESSO


• Contratto di assunzione
• Contratto di somministrazione lavoro
• Dichiarazione sostitutiva del certificato di residenza e domicilio
• Dichiarazione di responsabilità (legge 92/12 art. 4 – comma16)
• Modulo per detrazione d’imposta (art.12-13 DPR 917/86)
• Modulo di richiesta accredito stipendio con bonifico bancario
• Dispetto all’obbligo di destinazione del TFR
• Scelta per la destinazione del TFR
• Modulo per informazione e Formazione dei lavoratori

• Modulo di richiesta Remote Working
• Modulo di richiesta per il lavoro part time
• Moduli per telelavoro
• Modulo per la richiesta di Part time
• Modulo per la consegna/restituzione auto aziendale
• Modulo la consegna/restituzione del telefono aziendale
• Opuscoli in materia di sicurezza sul lavoro, della salute e della sicurezza della lavoratrici madri,
• Informativa sul codice disciplinare e sul regolamento aziendale, piano formativo)
• Informativa/consenso privacy

SCALABILITÀ DELLA SOLUZIONE


Requisito indispensabile della soluzione il poter essere estesa in futuro ad altre tipologie documentali.

LA NOSTRA SOLUZIONE




Credemtel ha elaborato una soluzione basata su una piattaforma integrata con il sistema dell’azienda, che permette, a seguito della creazione dei documenti elettronici, l’attivazione di un workflow approvativo e l’apposizione delle firme previste da parte del proprio personale ed eventualmente di attori terzi, sia su Tablet che su PC.

I servizi Credemtel coinvolti nel processo sono:

GAW NS

GAW NS, una soluzione web based completa di App compatibile sia con il mondo Andorid che IOS che permette di fotografare con lo smartphone il documento di spesa (scontrino, fattura, ricevuta) e inviarlo direttamente a Credemtel per la sua elaborazione automatica.

GAW SIGN

La soluzione di firma che consente di gestire tutte le tipologie di sottoscrizione elettronica dalla firma digitale alla FEA. La scelta del tipo di firma avviene in base al documento oggetto del processo ed alla controparte sottoscrittrice.

GEDCONS

Sistema di Conservazione Digitale, a norma di legge, in full outsourcing sui nostri sistemi.

VANTAGGI


Miglioramento del processo anche in termini di rapidità di predisposizione e di fruibilità della documentazione
Semplicità e sicurezza nel controllo delle sottoscrizioni
Mappatura dei processi di gestione della documentazione di assunzione e di gestione del personale individuando un processo guidato per i dipendenti di tutti i campi obbligatori di ogni singolo documento
Modulistica sempre aggiornata in linea con le policy aziendali.
Tracciatura dei processi di onboarding, reportistica automatizzata
• Maggior velocità nello scambio documentale e nella ricerca di documenti in archivio
Sicurezza e riservatezza delle informazioni.

Per un importante progetto di gestione documentale, Euler Hermes Italia (società del Gruppo Allianz) si è affidata a Credemtel che, grazie all’integrazione di vari servizi e a sviluppi dedicati, ha permesso al cliente di semplificare i propri processi interni grazie alla digitalizzazione.

Le principali esigenze espresse da Euler Hermes in fase progettuale sono state:

L’obiettivo è stato raggiunto combinando servizi standard di Credemtel a personalizzazioni degli stessi con sviluppi dedicati a Euler Hermes. Gli ambiti toccati dal progetto spaziano dalla conservazione digitale al portale di gestione documentale web, dalla firma digitale all’invio dei documenti alle controparti via email e posta tradizionale.